Owen Sound : Un plan d'affaires municipal sur quatre ans

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Le tableau de suivi public

Chapitre 44Finances : Le bulletin de notes sur l'argent public

8,334 mots · Mike Seiler · Owen Sound, Ontario

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Dans ce chapitre

Une municipalité peut publier des milliers de chiffres financiers et demeurer incapable de répondre à une question fondamentale :

Est-ce que nous gérions bien l'argent?

Le tableau de suivi financier devrait répondre à cette question sans prétendre que la finance municipale peut se réduire à un seul chiffre.

Il devrait montrer :

Le principe est :

N'obligez pas les citoyens à faire confiance à l'adjectif. Montrez-leur le chiffre.

Si la municipalité affirme :

responsable sur le plan financier

le tableau de suivi devrait contenir suffisamment d'informations pour que les citoyens puissent décider si cette description mérite d'être retenue.

44.1But

Le tableau de suivi financier a pour but d'offrir une vision récurrente et facile à comprendre de la situation financière de la municipalité.

Il n'est pas :

C'est le tableau de bord opérationnel destiné au public reliant ces documents.

44.2Le trésorier est responsable des chiffres

Les mesures financières devraient être produites ou vérifiées par l'administration financière professionnelle de la municipalité.

Le maire ne certifie pas :

C'est le service financier qui le fait.

44.3Le conseil municipal est responsable des décisions

Le service financier rapporte les chiffres.

Le conseil municipal décide :

Garder :

la mesure financière

séparée de

la décision politique.

44.4Rapport public trimestriel

Le tableau de suivi financier principal devrait être mis à jour :

trimestriellement

lorsque les systèmes de la municipalité le permettent raisonnablement.

Certains chiffres seront mis à jour :

Ne prétendez pas que des chiffres audités à la fin de l'exercice existent avant la fin de l'audit.

44.5Conciliation annuelle auditée

Lorsque les états financiers audités deviennent disponibles :

Conciliez le tableau de suivi public avec les résultats audités.

Là où les estimations antérieures ont changé :

Mettre à jour.

Indiquer le changement.

44.6Date de chaque montant

Chaque montant financier devrait identifier la période qu'il représente.

Exemples :

Réel au 30 juin

Prévision au 31 décembre

Audit 2027

Ne pas les mélanger visuellement comme s'il s'agissait du même type de montant.

44.7Trois états financiers

Lorsque pertinent, afficher :

Budget

Ce que le conseil municipal a approuvé.

Réel

Ce qui s'est produit.

Prévision

Où le personnel estime actuellement que l'année se terminera.

Les citoyens devraient pouvoir distinguer les trois immédiatement.

44.8La prévision n'est pas le réel

Une prévision est un jugement professionnel basé sur les informations disponibles.

Ne pas mentionner :

Excédent de 800 000 $

en septembre comme s'il existait déjà.

Dire plutôt :

Prévision à la fin de l'année : écart favorable de 800 000 $.

Puis effectuer le rapprochement plus tard.

44.9La fiche financière ne devrait pas être une note unique

Éviter de réduire les finances municipales à :

87/100

ou :

Une note de A-.

Une municipalité pourrait avoir :

Une seule note masque des différences importantes.

Utiliser des indicateurs distincts.

44.10Indicateurs financiers principaux

Le tableau de bord public devrait afficher de manière évidente au moins :

  1. Écart budgétaire de fonctionnement.
  2. Écart prévisionnel à la fin de l'année.
  3. Position des réserves.
  4. Position de la dette.
  5. Fardeau du service de la dette.
  6. Économies vérifiées et récurrentes.
  7. Économies ponctuelles.
  8. Subventions majeures et financement externe.
  9. Dépendance aux subventions de fonctionnement.
  10. Chutes budgétaires importantes.
  11. Engagements majeurs non financés.
  12. Précision des prévisions.
  13. Modifications importantes du budget.
  14. Engagements financiers s'étendant au-delà du mandat.

Ces indicateurs peuvent être appuyés par des mesures plus détaillées ci-dessous.

44.11Écart budgétaire de fonctionnement

L'indicateur de fonctionnement principal est :

Résultat réel de fonctionnement comparé au budget de fonctionnement approuvé.

Un pourcentage simple peut être calculé comme suit :

% d'écart de fonctionnement = Écart net de fonctionnement ÷ Budget net de fonctionnement approuvé × 100

La finance devrait définir exactement quels fonds sont inclus.

44.12Dollar et pourcentage

Il faut toujours afficher les deux.

Exemple :

420 000 $, défavorable

et

0,6 %, défavorable

Un montant en dollars sans échelle peut induire en erreur.

Un pourcentage sans montant en dollars peut aussi induire en erreur.

44.13Un défaut favorable n'indique pas automatiquement une bonne gestion

Si la Ville dépense moins que prévu parce que :

un défaut favorable peut indiquer un problème.

La fiche de suivi devrait inclure une courte explication.

44.14Un défaut défavorable n'indique pas automatiquement une mauvaise gestion

Un défaut défavorable peut résulter de :

Expliquez la cause avant d'attribuer la faute.

44.15Catégories de causes des écarts

Les écarts importants dans les dépenses devraient être classifiés.

Catégories possibles :

Volume

La demande est plus ou moins élevée.

Prix

Le coût d'une entrée a changé.

Poste vacant

Recrutement du personnel.

Timing

Dépense déplacée.

Urgence

Événement imprévu.

Subvention

Financement modifié.

Politique

Décision du conseil.

Erreur de prévision

Hypothèse incorrecte.

Cela rend le chiffre utile.

44.16Importance

Il ne faut pas écrire d'explication pour chaque :

La finance devrait établir un seuil raisonnable d'importance.

Attirer l'attention du public sur les différences importantes.

44.17Écart par rapport à la prévision

Chaque trimestre devrait inclure le résultat prévu à la fin de l'année.

Affichage possible :

Budget net approuvé

Dépense cumulée

Prévision pour la fin de l'année

Écart par rapport à la prévision

Cela permet aux citoyens d'être avertis avant la fin de l'année.

44.18Précision des prévisions

À la fin de l'année, comparez :

dernière prévision majeure

avec

résultat réel.

Une formule utile est :

Erreur de prévision (%) = |Prévision finale - Résultat réel| ÷ Base budgétaire pertinente × 100

Les finances peuvent affiner le dénominateur pour s'adapter au rapport municipal.

44.19Pourquoi la précision des prévisions est importante

Des erreurs de prévision importantes et persistantes peuvent indiquer :

Une année inhabituelle ne prouve pas nécessairement un mauvais prévisionnement.

Suivez la tendance.

44.20Ne pas manipuler la précision des prévisions

La solution à l'incertitude des prévisions n'est pas :

faire chaque prévision si vague qu'elle ne peut jamais être fausse.

Utilisez la meilleure estimation raisonnable.

44.21Amendements budgétaires

Suivez les amendements importants approuvés après le budget initial.

Pour chacun :

Les citoyens devraient voir en quoi le budget a changé après son adoption.

44.22L'amendement n'est pas automatiquement un problème

Les urgences et les opportunités surviennent.

Le problème est :

44.23Trop d'amendements peuvent être un signal

Si le budget exige des corrections répétées et importantes :

Demandez si :

nécessite une amélioration.

44.24Tendance des coûts d'exploitation

Montrez le coût total d'exploitation soutenu par les impôts au fil du temps.

Montrez également :

N'utilisez pas cela seul pour juger de l'efficacité.

Les niveaux de service et l'inflation sont importants.

44.25Coût d'exploitation par habitant

Là où les données fiables sur la population le permettent, une mesure secondaire peut montrer :

Coût d'exploitation soutenu par les impôts par résident = Coût d'exploitation net pertinent soutenu par les impôts ÷ Population

Utilisez une source de population cohérente.

44.26Le coût par habitant n'est pas le coût par ménage

N'indiquez pas :

coût par résident

comme étant :

coût par contribuable.

Ce sont deux concepts différents.

44.27Retard dans l'estimation de la population

Les estimations de population peuvent être en retard.

Chaque figure par habitant devrait identifier :

Évitez la précision trompeuse.

44.28Tendance ajustée à l'inflation

Où Finance peut le faire de manière fiable :

Fournir un indicateur de tendance ajusté à l'inflation pour les comparaisons majeures sur plusieurs années.

Identifier clairement :

Ne pas convertir silencieusement les chiffres.

44.29Nombres Nominaux Disponibles

Les résidents devraient toujours pouvoir consulter les montants réels.

Le rapport ajusté à l'inflation les complète.

Il ne les remplace pas.

44.30Position des Réserves

La fiche de performance financière devrait afficher les soldes importants de réserves et de fonds de réserves en utilisant les catégories comptables propres à la ville.

Au minimum :

Solde initial

apports

retraits

solde ou estimation finale

objectif principal

44.31Toutes les Réserves Ne Sont Pas Disponibles

Certains soldes de réserves ou de fonds de réserves peuvent être :

Ne pas indiquer :

La ville détiendrait 30 millions de dollars en excédent

si la plupart de ce montant ne peut prudemment ou légalement être utilisé pour les opérations ordinaires.

44.32Disponible Versus Restreint

Lorsque Finance estime que c'est précis et utile :

Distinguer :

restreint ou contraint externement

de

défini discrétionnairement par le conseil ou désigné internement

en utilisant le vocabulaire municipal correct.

Ne pas inventer des catégories pour un message politique.

44.33Niveau Satisfaisant des Réserves

La fiche devrait indiquer si les réserves importantes sont :

Supérieures à la cible

Dans la cible

Inférieures à la cible

Aucune cible approuvée

La cible devrait provenir de :

Pas d'un chiffre arbitraire provenant d'une campagne.

44.34Aucune Supposition de Stockage Abusif de Réserves

Une réserve solide peut être prudente.

Elle peut aussi être excessive si l'argent n'a pas de but clair.

Poser la question :

Quel risque ou quelle dépense future cette réserve est-elle conçue pour couvrir ?

44.35Aucune Supposition de Prélèvement Abusif

Une réserve existe pour être utilisée à sa fin prévue.

Utiliser une réserve n'est pas nécessairement irresponsable.

La question est :

Le retrait était-il planifié, justifié et soutenable ?

44.36Remplacement des Réserves

Lorsqu'une réserve importante est utilisée :

Indiquer si et comment elle sera remplie à nouveau.

44.37Position de la Dette

Publier clairement les principaux emprunts municipaux.

Au minimum :

44.38L'emprunt n'est pas automatiquement négatif

Emprunter pour un bien public à longue durée d'utilisation peut être raisonnable.

La fiche d'évaluation ne devrait pas créer un message simpliste :

dettes égales échec

.

Indicateur :

44.39L'emprunt n'est pas non plus gratuit

Indiquer :

Les citoyens devraient connaître l'obligation complète.

44.40Dette soutenue par les impôts et par les usagers

Lorsque la Ville a différentes dettes soutenues par :

les distinguer de façon appropriée.

Ne pas laisser entendre que chaque dollar d'emprunt est remboursé par la taxe foncière.

44.41Dette par résident

Un indicateur secondaire peut montrer :

Dette impayée par résident = Dette pertinente impayée ÷ Population

Utiliser avec prudence.

Une Ville investissant lourdement dans une infrastructure à longue durée d'utilisation peut temporairement avoir une dette plus élevée.

44.42Charge de la dette

Un indicateur utile est la proportion des ressources d'exploitation consacrée au remboursement de la dette.

La direction financière devrait définir précisément le dénominateur de manière cohérente.

Présentation possible :

Montant annuel des intérêts et du principal, exprimé en pourcentage de la base de revenus d'exploitation pertinente.

44.43Ne pas inventer une limite locale d'emprunt

La loi de l'Ontario contient des règles régissant les dettes municipales et les obligations financières.

La fiche d'évaluation devrait indiquer séparément :

Conformité aux limites provinciales d'emprunt ou de remboursement en vigueur à la date.

Ne pas intégrer de pourcentage réglementaire dans le plan permanent sans vérification annuelle.

44.44La conformité est un minimum

Être légalement autorisé à emprunter davantage ne signifie pas :

nous devons le faire.

La capacité d'emprunt légale n'est pas la même que la capacité d'emprunt prudente.

44.45Engagements d'emprunt futurs

Si le conseil approuve un projet dont l'emprunt n'a pas encore été émis :

Indiquer :

dette future approuvée

séparément de :

dette impayée actuelle.

44.46Flux de la dette

Catégories possibles :

Impayée

Approuvée mais non émise

Proposée

Les garder séparées.

44.47Exposition aux intérêts

Pour les prêts importants :

Identifier si les taux sont :

selon pertinence.

Ne pas publier une complexité technique inutile si elle n'apporte aucune valeur publique.

44.48Revenus provenant de subventions

Identifier les financements importants provenant de :

44.49Statut des subventions

Chaque subvention importante devrait indiquer :

Demandée

Annoncée

Entente signée

Reçue

Dépensée

Clôturée

Ne pas compter la même subvention plusieurs fois.

44.50La demande n'est pas un revenu

Une demande de subvention ne doit pas être comptabilisée comme :

financement acquis.

44.51L'annonce n'est pas de l'argent

Une annonce publique peut toujours exiger :

Garder les étapes claires.

44.52Exigence de contribution de la municipalité

Pour chaque subvention importante :

Indiquer la contribution de la ville.

Exemple :

Canada : 2 millions $

Ontario : 2 millions $

Owen Sound : 2 millions $

Total : 6 millions $

Éviter les histoires de coûts partiels.

44.53Coûts futurs liés aux subventions

Indiquer les coûts futurs importants de la municipalité créés par les subventions pour l'immobilisation.

Un bâtiment gratuit n'existe pas si les contribuables doivent :

pendant 40 ans.

44.54Dépendance aux subventions d'exploitation

Pour les programmes dépendant de subventions d'exploitation externes :

Suivre le montant et la date d'expiration.

Un indicateur possible :

Dépendance aux subventions d'exploitation % = Financement externe temporaire d'exploitation ÷ Coût du programme d'exploitation pertinent × 100

Utiliser au niveau du programme, là où cela est plus significatif qu'un ratio à l'échelle de la ville.

44.55Financement temporaire versus stable

Distinguer :

Tous les financements externes ne présentent pas le même risque.

44.56Chute brutale de financement

Un précipice financier survient lorsque :

Chaque précipice important devrait indiquer :

date d'expiration

montant annuel

employés affectés

décision municipale requise

44.57Registre des précipices financiers

Le tableau de suivi financier devrait résumer tous les précipices majeurs connus à l'avance.

Causes possibles :

44.58Années jusqu'au précipice

Ajouter :

décision requise d'ici

plutôt que simplement :

le financement expire.

Le gouvernement a besoin de temps pour réagir.

44.59Aucun programme permanent caché

Un programme financé temporairement ne devrait pas apparaître dans le budget de fonctionnement futur comme s'il bénéficiait déjà d'un financement permanent.

44.60Économies récurrentes vérifiées

Suivre les économies récurrentes réelles provenant du cadre d'économie d'efficacité.

Une économie récurrente doit :

44.61Formule d'économie récurrente

Un cadre général :

Économie récurrente vérifiée = Coût récurrent antérieur validé - Nouveau coût récurrent - Coûts récurrents de remplacement

Les coûts de transition devraient être divulgués séparément.

Le service financier peut affiner le calcul par initiative.

44.62La base doit être réelle

Ne pas calculer les économies par rapport à :

Utiliser le coût antérieur réel ou une base justifiée professionnellement.

44.63Économies ponctuelles

Suivre séparément.

Des exemples pourraient inclure :

Ne pas les combiner avec les économies récurrentes.

44.64Coût évité

Suivre séparément également.

Exemples :

Utile.

Pas d'économie en espèces à moins que l'argent n'aurait effectivement été dépensé autrement.

44.65Attribution de l'économie d'efficacité

Lorsque le modèle adopté affecte les économies vérifiées à :

afficher l'allocation.

44.66Dividende qui ne signifie pas un chèque

« Réduction de la pression fiscale » peut signifier :

non :

Utiliser un langage clair.

44.67Partie relative à l'amélioration communautaire

Afficher :

Les résidents devraient pouvoir relier l'épargne à l'amélioration.

44.68Aucun dividende provenant d'une maintenance différée

Cette interdiction devrait apparaître directement dans la méthodologie de l'indicateur.

Un retard dans :

n'est pas compté.

44.69Aucun dividende provenant d'un travail nécessaire non exécuté

Si le travail s'accumule parce qu'un poste est vacant :

Cette vacance n'est pas une efficacité vérifiée.

44.70Aucun dividende provenant d'un transfert de coûts

Si les dépenses de la Ville diminuent de :

parce que le comté de Grey paie maintenant :

ne pas appeler l'ensemble du montant un gain pour les contribuables.

Appliquer le principe d'Un Seul Contribuable.

44.71Transferts de coûts

Suivre les transferts de coûts importants entre :

44.72Note financière d'Un Seul Contribuable

Là où le transfert d'un service municipal est important :

Inclure une note explicative montrant si le coût :

44.73Frais d'utilisation

Suivre les recettes importantes provenant de frais d'utilisation.

Des exemples pourraient inclure :

44.74Le frais d'utilisation n'est pas un impôt

Ne pas regrouper :

dans une explication publique sans distinction.

44.75Grâces de frais

Là où des programmes tels que le Bureau d'aide aux entreprises offrent des garanties de grâces de frais :

Rapporter :

44,76 Abandon de frais : c'est un coût financier

Même si aucun chèque n'est émis :

Les recettes perdues constituent une décision financière publique.

Faites-en état.

44,77 Incitations financières

Pour des incitations importantes liées à un commerce, à un logement ou à un développement :

Publiez le coût public là où c'est légalement autorisé.

Formes possibles :

La subvention devrait être visible.

44,78 Soutien en nature

Des contributions importantes de la Ville, telles que :

peuvent avoir une valeur.

Lorsqu'elles sont importantes :

Estimez-les raisonnablement ou décrivez-les clairement.

Ne prétendez pas que le soutien en nature ne coûte rien.

44,79 Ventes d'actifs

Suivez les démantellements importants d'actifs appartenant à la Ville.

Faites état de :

44,80 Les recettes provenant d'une vente d'actif ne sont pas récurrentes

N'utilisez pas une vente unique d'actif pour prétendre à une amélioration structurelle permanente du budget.

44,81 Ventes de terrain

Pour les ventes importantes de terrain appartenant à la Ville :

Faites état des recettes séparément.

Si le terrain a été vendu en dessous de sa valeur marchande indépendamment estimée, pour un objectif public approuvé :

Faites clairement état du bénéfice public et de l'autorité légale applicable.

44,82 Passifs contingents

Lorsque la Ville présente des risques financiers importants qui ne sont pas encore des coûts fixes :

Fournissez un résumé approprié au niveau stratégique.

Exemples possibles :

Respectez :

44,83 Responsabilité inconnue

Lorsque un projet majeur comporte un risque financier non résolu :

Utilisez :

Inconnu

ou

Plage en cours d'examen

plutôt que de le cacher dans la marge de manœuvre.

44,84 Exemple du port

Si les vérifications préalables du port ne sont pas encore finalisées :

coût :

La fiche financière ne devrait pas suggérer que le projet a un prix complet.

44.85Exemple de croisement

Si le croisement est encore conceptuel :

Présentez séparément les dépenses liées à l'étude par rapport à :

Ne considérez pas un montant préliminaire d'immobilisations comme un budget engagé.

44.86Dépenses d'étude

Pour les grandes études :

Suivez le montant cumulatif dépensé avant la décision de construction.

Les citoyens devraient savoir ce qu'a coûté l'atteinte de la porte de décision.

44.87Les dépenses d'étude ne sont pas automatiquement un gaspillage

Une étude peut économiser des millions en prouvant qu'un projet devrait s'arrêter.

Évaluez si elle a répondu à la question.

44.88Coût irrécupérable

La méthodologie de la fiche devrait indiquer :

Les dépenses passées liées à l'étude ne comptent pas comme un avantage futur du projet.

N'entretenez pas la distorsion du coût irrécupérable dans les décisions d'immobilisations.

44.89Performance financière d'immobilisations

Bien que la section 47 traitera en détail la performance des infrastructures, la finance devrait inclure l'aspect financier des immobilisations importantes.

Pour chaque projet important :

budget approuvé

engagé

dépensé

coût final estimé

financement externe

partie de la ville

44.90Écart d'immobilisations

Un indicateur simple :

Écart de prédiction des immobilisations = Coût final estimé - Budget actuel du projet approuvé

Présentez en dollars et en pourcentage.

44.91Être sous budget n'est pas automatiquement un succès

Un projet peut être sous budget parce que :

Expliquez les différences importantes.

44.92Être au-delà du budget n'est pas automatiquement une mauvaise gestion

Imprévus :

peuvent légitimement augmenter le coût.

Expliquez la cause et les approbations.

44.93Ordres de modification

Pour les grands projets :

Présentez cumulativement les ordres de modification importants approuvés.

44.94Modification de la portée

Distinguez :

de

Il s'agit d'explications différentes.

44.95Finalisation des immobilisations

Ne fermez pas un projet financier simplement parce que la construction est terminée.

Incluez :

selon les besoins avant la fermeture financière finale.

44.96Économies d'approvisionnement

Toute économie d'approvisionnement revendiquée devrait avoir une base claire.

Ne pas affirmer :

économisé 500 000 $

car une soumission réussie s'est située en dessous d'un ancien estimé préliminaire qui n'était jamais devenu un budget.

44.97Différence entre budget et soumission n'est pas automatiquement une efficacité

Cela peut refléter :

Utiliser le langage approprié.

44.98Économies sur l'achat communautaire

Lorsque la ville et le comté achètent ensemble :

Mesurer l'élément réel suivant :

différence, si applicable.

44.99Dépenses en consultants

Suivre les dépenses importantes en services professionnels.

Catégories possibles :

Ne pas suggérer que les services-conseils sont intrinsèquement négatifs.

44.100Finalité des consultants

Pour les contrats importants :

Identifier :

Les citoyens devraient comprendre ce qui a été acheté.

44.101Dépendance aux consultants

Lorsque la ville embauche régulièrement des consultants externes pour le même travail récurrent :

Demander :

Est-ce que la capacité interne serait plus économique ?

Ne pas supposer que oui.

Calculer.

Les dépenses juridiques peuvent varier fortement en raison de :

Le contexte est important.

Ne pas interpréter chaque augmentation comme un mauvais gestionnaire.

44.103Assurances

Les tendances importantes des primes et des réclamations d'assurance peuvent mériter d'être rapportées en tant que pression sur les coûts d'exploitation.

Encore une fois :

Expliquer les changements majeurs.

44.104Heures supplémentaires

Le service financier peut rapporter les coûts cumulés importants d'heures supplémentaires.

La section sur la main-d'œuvre peut expliquer les causes.

44.105Les heures supplémentaires ne sont pas automatiquement un gaspillage

Les incendies, la neige et les urgences peuvent légitimement entraîner des heures supplémentaires.

La question financière est :

Est-ce que les heures supplémentaires récurrentes sont plus économiques et appropriées qu'un autre modèle de personnel ?

44.106Économies liées aux postes vacants

Rapporter séparément les dépenses inférieures importantes liées aux postes vacants, si elles déforment le résultat d'exploitation.

Ne pas célébrer cela automatiquement.

44.107Coût d'administration des subventions

Pour les subventions importantes :

Estimer ou suivre les coûts importants d'administration, si pertinents.

A :

nécessitant :

l'administration extérieure peut avoir une valeur moindre que ce que suggère le montant affiché.

44.108Valeur nette de la subvention

Lorsque cela est pratique :

Afficher :

Subvention reçue

moins

contribution municipale requise

moins

coûts d'implantation importants

en parallèle avec le bénéfice du projet.

Ne pas réduire chaque subvention à un calcul de profit.

L'infrastructure peut avoir une valeur publique au-delà de l'argent comptant.

44.109Registre des risques financiers

La fiche de suivi publique devrait résumer les principaux risques financiers.

Catégories possibles :

44.110Le risque n'est pas une prévision

Si un :

risque d'exposition de 5 millions de dollars

existe, ne pas rapporter :

la ville débiteur de 5 millions de dollars.

Identifier correctement l'incertitude.

44.111Échelle de risque

Lorsque cela est utile et justifiable :

Utiliser :

Bas

Prévu

Élevé

scénario.

Éviter la précision artificielle.

44.112Engagement non financé

Un projet peut être :

Indiquer cela.

44.113Approuvé ne signifie pas financé

Cette distinction devrait apparaître en évidence dans les rapports publics sur le capital.

44.114Infrastructure non financée

La section 47 mesurera l'état et le besoin.

La finance devrait montrer à un niveau élevé l'estimation de l'exposition financière.

44.115Mandats non financés

Continuer le registre provincial des mandats non financés.

Le résumé du tableau financier peut montrer :

44.116Ne pas appeler chaque règlement un mandat non financé

La méthode doit exiger :

Pas de désaccord politique.

44.117Contrats futurs

Rapportez les engagements contractuels importants s'étendant sur les années futures.

Exemples :

44.118Obligation contractuelle annuelle

Lorsque cela est pratique :

Indiquez le montant annuel engagé au-delà de l'année en cours.

44.119Dispositifs d'escalade

Lorsque le contrat majeur comporte une augmentation de prix connue :

Incluez-la dans la prévision.

N'attendez pas la surprise liée au renouvellement.

44.120Exposition au renouvellement

Un contrat expirant l'année prochaine peut créer :

Indiquez-le.

44.121Obligations opérationnelles à long terme

Le tableau de bord devrait résumer les principaux coûts annuels nouveaux créés pendant le mandat.

Exemples :

44.122Coût annuel nouveau créé

Pour les décisions importantes :

Rapportez :

Cette décision ajoute environ $X en coût opérationnel annuel récurrent une fois pleinement mise en œuvre.

C'est une information importante.

44.123Les coûts peuvent aussi être éliminés

Lorsqu'un programme se termine :

Rapportez le coût récurrent éliminé.

Encore une fois :

Uniquement si le service ou l'obligation associés se terminent ou se transfèrent légitimement.

44.124Engagements financiers sur l'ensemble du mandat

D'ici la quatrième année :

Indiquez les obligations annuelles récurrentes totales ajoutées et éliminées pendant le mandat.

Cela permet au prochain conseil municipal de comprendre le budget structurel.

44.125Qualité des données financières

Chaque mesure du tableau de bord devrait comporter une désignation de confiance lorsque les estimations sont importantes.

Exemples possibles :

Audité

Réel non audité

Prévision

Estimation

Ne présentez pas chaque chiffre avec la même certitude.

44.126L'audit est différent

Les chiffres audités devraient être visuellement distincts de :

L'audit fournit une assurance selon les normes professionnelles.

Cela ne signifie pas que chaque choix de politique a été judicieux.

44.127Propriétaire des données

Chaque mesure devrait identifier le responsable des données.

Exemples :

Trésorier / Finances

Achats

Service plus vérification des finances

Aucune mesure orpheline.

44.128Fréquence de mise à jour

Chaque mesure devrait indiquer :

Trimestriel

Annuel

À l'étape clé du projet

Ne pas créer un tableau de bord avec des chiffres dont personne ne sait quand les actualiser.

44.129Dernière mise à jour

Chaque page de tableau de performance publique doit comporter :

Dernière mise à jour : [date]

Les renseignements financiers périmés devraient être évidents.

44.130Prochaine mise à jour

Lorsque cela est pratique :

Afficher :

Prochaine mise à jour prévue : [date]

Cela empêche les citoyens de se demander si un tableau de bord a été abandonné.

44.131Valeur de référence

Pour une comparaison sur quatre ans :

La valeur de référence devrait habituellement être l'année fiscale complète et comparable la plus récente avant le nouveau mandat ou un autre point de départ clairement défini.

Le service financier devrait choisir la valeur de référence technique appropriée.

La publier.

44.132Ne pas modifier discrètement la valeur de référence

Si la structure comptable change :

Expliquer comment les chiffres historiques ont été :

44.133Types d'objectifs

Les objectifs financiers peuvent prendre différentes formes.

Objectif précis

Exemple :

Respecter le remboursement de la dette approuvé.

Échelle

Exemple :

Conserver les réserves dans la fourchette établie par le conseil.

Direction

Exemple :

Réduire les risques financiers critiques non appuyés.

Conformité

Exemple :

Respecter les règles financières provinciales applicables.

Pas tout nécessite un pourcentage inventé politiquement.

44.134Aucune cible de surplus arbitraire

Ne pas faire :

un surplus annuel important

l'objectif principal de la santé financière.

Les budgets municipaux visent à financer les services publics de manière responsable.

Un écart favorable répétitif et important peut indiquer :

44.135Aucune normalisation de déficit

De même :

Des résultats défavorables répétés nécessitent une attention particulière.

Expliquer :

44.136Feux de signalisation financière

Si le tableau de bord utilise :

Vert

Orange

Rouge

Grise

les règles doivent être publiées.

44,137 Gris signifie inconnu

Utilisez la couleur grise lorsque :

Ne forcez jamais un inconnu à apparaître en vert.

44,138 Le vert n'indique pas nécessairement qu'on est sous budget

Par exemple :

Un budget d'entretien des routes sous-employé, tout en cumulant un arriéré croissant, ne devrait pas automatiquement apparaître en vert.

Les indicateurs financiers et les indicateurs de prestation de services devraient être lus ensemble.

44,139 L'orange signifie attention

L'orange devrait signifier :

Ne l'utilisez pas pour un embarras politique.

44,140 Le rouge signifie qu'une action est requise

Un indicateur rouge devrait identifier :

N'utilisez pas le rouge uniquement pour un effet visuel dramatique.

44,141 Notes sur les indicateurs

Chaque mesure importante devrait permettre une courte note expliquant :

Un chiffre sans explication peut mener à des conclusions erronées.

44,142 Aucun récit sans chiffre

L'inverse est également vrai.

Ne remplacez pas un mauvais chiffre par :

Nous continuons à faire des progrès solides.

Montrez d'abord le résultat.

Puis expliquez.

44,143 Tendance sur quatre ans

Lorsque les données sont comparables :

Affichez :

Base

Année 1

Année 2

Année 3

Année 4

Cela rend visible la progression ou la détérioration.

44,144 Bruit trimestriel

N'agissez pas de manière excessive face aux modèles financiers saisonniers normaux.

Exemples :

Les finances devraient expliquer la saisonnalité.

44,145 Comparaison cumulée annuelle

Lorsque c'est utile :

Comparez la même période des années précédentes plutôt que :

contre :

44,146 Téléchargement public

Lorsque c'est pratique :

Permettez aux citoyens de télécharger les données financières non confidentielles sous un format courant.

N'exigez pas de logiciel propriétaire.

44,147 Format lisible par l'humain en premier

Les données ouvertes ne remplacent pas l'explication en langage clair.

Fournir :

Les deux.

44.148Accessibilité

La fiche financière devrait fonctionner avec :

Ne pas communiquer l'état financier uniquement par la couleur.

44.149Version imprimable

Un résident devrait pouvoir imprimer une fiche financière de base.

La transparence financière ne devrait pas exiger un tableau de bord interactif.

44.150Explication par téléphone et en personne

Les résidents qui ont besoin d'aide pour comprendre le budget devraient avoir un accès raisonnable à :

Ne pas rendre la transparence accessible uniquement aux analystes de données.

44.151Termes en langage clair

Définir des termes tels que :

Une fiche publique devrait enseigner tout en informant.

44.152Glossaire financier

Tenir à jour un glossaire court.

Ne pas exiger que les résidents apprennent le jargon de la comptabilité municipale avant de pouvoir participer.

44.153Lien avec le document budgétaire

La fiche devrait être liée conceptuellement au document complet :

Le tableau de bord résume.

Les documents officiels offrent des détails.

44.154Une seule source de vérité financière

Ne pas avoir :

afficher des chiffres contradictoires sans explication.

Une seule source de vérité financière.

Plusieurs présentations.

44.155Corrections

Si un chiffre financier public est erroné :

Le corriger.

Enregistrer les corrections importantes dans le registre des corrections.

44.156Aucun remplacement silencieux de la feuille de calcul

Si un ensemble de données publié change de manière importante :

Versionner ou noter la correction.

Ne pas réécrire silencieusement l'histoire financière.

Pour les dépenses nouvelles importantes :

La fiche devrait permettre aux résidents de retracer le montant jusqu'à la décision du conseil, si applicable.

44.158Responsabilité politique sans personnalisation

Le public peut consulter :

Ne pas transformer les pages financières en attaques électorales.

44.159Commanditaire d'un projet majeur

Pour les projets majeurs d'immobilisation :

Identifier le service municipal responsable.

Pas un commanditaire politique.

44.160Responsable du risque financier

Chaque risque financier majeur devrait avoir :

44.161Comité financier ou conseil municipal

Si le conseil municipal utilise une structure de comité financier ou budgétaire :

Le tableau de bord devrait alimenter ce processus.

Ne pas créer un double système de gouvernance uniquement pour le tableau de bord.

44.162Revue mensuelle interne

La finance et la gestion peuvent revérifier en interne bien plus de détails que ce que montre le tableau de bord public.

Cela est approprié.

La transparence publique ne nécessite pas la publication mensuelle de chaque ligne comptable interne.

44.163Revue trimestrielle publique

Les rapports trimestriels devraient concentrer les résidents sur :

Ne pas les noyer dans des milliers de codes de comptes.

44.164Revue annuelle approfondie

Le rapport annuel devrait fournir le récit complet.

Trimestriel :

Qu'est-ce qui a changé ?

Annuel :

Qu'est-ce qui s'est produit et pourquoi ?

44.165Intégrité en année électorale

Le tableau de bord financier devrait fonctionner selon le même calendrier en année électorale.

Ne pas :

parce qu'une élection approche.

44.166Aucune arithmétique électorale

Les documents officiels de la ville ne devraient pas utiliser de comparaisons financières sélectives conçues pour promouvoir :

Utiliser la méthode adoptée.

44.167Les campagnes peuvent interpréter

Les candidats peuvent débattre de :

Le rôle de la ville est de publier la base factuelle.

44.168Test des allégations financières

Quand le maire affirme :

Nous avons économisé $X

le public devrait pouvoir trouver :

Sinon :

Ne pas formuler l'allégation.

44.169Test de l'allégation d'économie d'impôts

Quand la ville affirme :

Cette pression fiscale réduite,

indiquez :

Ne laissez pas sous-entendre que le même montant a nécessairement été réduit sur chaque facture d'impôts.

44.170Test sur les demandes de subventions

Quand la ville affirme :

Nous avons obtenu X $,

indiquez :

44.171Test sur les demandes de dettes

Quand la ville affirme :

La dette a diminué,

indiquez si la ville a aussi :

Contexte.

44.172Test sur les demandes de réserves

Quand la ville affirme :

Les réserves ont augmenté,

indiquez si :

Encore une fois :

Contexte.

44.173La santé financière exige un équilibre

Une bonne gestion financière municipale implique d'équilibrer :

Optimiser un seul chiffre peut nuire à un autre.

44.174Le triangle de la gestion

Toute décision financière majeure devrait tenir compte de :

Aujourd'hui

Pouvons-nous le financer maintenant ?

Demain

Quel en sera le coût ultérieur ?

Échec

Quel en sera la conséquence si nous ne le faisons pas ?

C'est le triangle de la gestion financière.

44.175Le test du coût complet

Avant l'approbation :

Quel est le coût d'acquisition, d'exploitation, d'entretien, d'assurance, de personnel et de remplacement de cet élément ?

44.176Le test de financement

Le financement est-il engagé ou simplement espéré ?

44.177Le test d'expiration des subventions

Quel sera l'effet lorsque le financement externe prendra fin ?

44.178Le test des réserves

Si nous utilisons cette réserve aujourd'hui, quelle obligation future était-elle censée protéger ?

44.179Le test de la dette

L'actif sera-t-il encore utile pendant que les résidents remboursent la dette ?

44.180Le test des économies

Le coût a-t-il réellement disparu, ou a-t-il simplement été transféré ailleurs ?

44.181Le test des services

L'économie a-t-elle permis de maintenir ou d'améliorer le service requis ?

44.182L'Épreuve d'un seul contribuable

Le contribuable a-t-il effectivement économisé, ou un autre organisme public a-t-il pris en charge le même coût ?

44.183L'Épreuve du Conseil futur

Quelle obligation annuelle créons-nous pour le prochain Conseil ?

44.184L'Épreuve de l'année électorale

Ferions-nous la même décision financière si les élections avaient lieu dans trois ans ?

44.185L'Épreuve de la compréhension publique

Un résident ordinaire peut-il comprendre la conséquence financière en deux minutes ?

Si non :

Améliore l'explication.

44.186L'en-tête du tableau financier

L'écran ou la première page imprimée devrait être simple.

Fonctionnement

Budget versus prévision.

Réserves

Actuelle et cible.

Dettes

Impayées et paiement annuel.

Économies

Vérifiées, récurrentes et ponctuelles.

Subventions

Engagées et temporaires.

Fiscal Cliffs

Grandes obligations à venir.

Immobilisations

Grands projets financièrement sur la bonne voie ou non.

Les résidents pourront ensuite explorer des détails plus approfondis.

Pour chaque mesure, afficher :

MesureBaseActuelleCible / NormeTendanceStatutDernière mise à jour

Lorsque la cible n'a pas de sens :

Utiliser :

Surveillance

ou une norme de politique.

Ne pas inventer un chiffre simplement pour remplir la colonne.

44.188Page de définition des mesures

Chaque indicateur reçoit :

Cela empêche les administrations futures de modifier discrètement ce que :

variance budgétaire

ou

économies

signifie.

44.189Exemple : Variance d'exploitation

Définition : Différence entre le budget d'exploitation net approuvé et le résultat d'exploitation net réel ou prévu.

Responsable : Finances.

Fréquence : Trimestrielle.

Base : Les années fiscales précédentes comparables.

Cible : Dans la fourchette raisonnable approuvée par le Conseil pour la gestion budgétaire, avec les causes importantes expliquées.

Règle anti-jeu: Une sous-dépense causée par un travail différé n'est pas automatiquement positive.

44.190Exemple : Économies récurrentes vérifiées

Définition: Réduction validée par le service financier des dépenses récurrentes après remplacement et coûts récurrents.

Responsable: Finances et département opérationnel.

Fréquence: Comptabilité trimestrielle, confirmation annuelle.

Cible: Aucune cible en dollars arbitraire n'est requise.

Règle anti-jeu: Aucune maintenance différée, transfert de coûts ou travail requis non effectué.

44.191Exemple : Position des réserves

Définition: Solde des réserves majeures et des fonds de réserves comparé à leur usage ou cible approuvés.

Responsable: Finances.

Fréquence: Estimation trimestrielle, confirmation annuelle vérifiée.

Cible: Politique de réserves approuvée.

Règle anti-jeu: Ne pas classer les fonds restreints comme librement disponibles.

44.192Exemple : Dette

Définition: Dette municipale en souffrance et emprunts futurs approuvés.

Responsable: Finances.

Fréquence: Trimestrielle, confirmation annuelle vérifiée.

Cible: D'intérieur la stratégie prudente et légale d'emprunt approuvée par le conseil.

Règle anti-jeu: Ne pas célébrer une dette plus faible si l'infrastructure nécessaire n'a tout simplement pas été construite.

44.193Exemple : Dépendance aux subventions

Définition: Services importants continus soutenus par un financement externe temporaire.

Responsable: Finances et département des programmes.

Fréquence: Trimestrielle.

Cible: Tous les services importants financés temporairement ont une décision sur la continuité ou la sortie avant l'expiration.

Règle anti-jeu: Ne pas appeler un subvention temporaire un revenu permanent.

44.194Exemple : Chutes fiscales

Définition: Événements futurs connus susceptibles de créer une pression financière opérationnelle ou d'immobilisation importante.

Responsable: Finances.

Fréquence: Trimestrielle.

Cible: Aucune chute importante ne doit atteindre sa date de décision sans un plan public.

Règle anti-jeu: Ne pas omettre les coûts futurs politiquement inconvenants.

44.195Exemple : Précision des prévisions

Définition: Différence entre la prévision finale des gestionnaires pour l'année fiscale et le résultat réel.

Responsable: Finances.

Fréquence: Annuelle.

Cible: Améliorer la fiabilité au fil du temps tout en reconnaissant les événements exceptionnels.

Règle anti-jeu: Ne pas produire des prévisions ultra-large et vides de sens.

44.196Exemple : Performance financière d'immobilisation

Définition: Budget approuvé comparé au coût final du projet prévu.

Responsable: Département du projet et Finances.

Fréquence: Trimestrielle au moins pour les projets majeurs actifs.

Cible: D'intérieur le budget approuvé sauf si le conseil autorise un changement.

Règle anti-jeu: Ne pas retirer la portée du projet uniquement pour affirmer une réalisation sous-budget sans dévoilement.

44.197Ce que les finances ne devraient jamais être mesurées

Ne pas utiliser :

Ce ne sont pas des mesures de gestion financière.

44.198À quoi ressemble le succès

Le succès financier signifie que les résidents peuvent voir :

44.199À quoi ressemble l'échec

L'échec financier comprend notamment :

44.200L'engagement de la feuille de route financière

La ville d'Owen Sound s'engage à :

Publier distinctement le budget approuvé, les résultats réels et les prévisions.

Mettre à jour les renseignements financiers importants trimestriellement, là où applicable.

Concilier la feuille de route avec les résultats annuels vérifiés.

Indiquer une date sur chaque chiffre financier important.

Présenter à la fois les montants et les pourcentages.

Expliquer les écarts importants dans le budget.

Ne jamais considérer la sous-dépense comme positive sans comprendre pourquoi elle s'est produite.

Mesurer la précision des prévisions.

Publier les amendements importants au budget.

Présenter les soldes importants des réserves, ainsi que leur objectif et leurs restrictions.

Utiliser les cibles approuvées par le conseil pour les réserves plutôt que des estimations politiques.

Présenter le montant de la dette actuelle, la dette additionnelle, le remboursement du principal et les prêts approuvés à l'avenir.

Présenter séparément la charge de service de la dette et la conformité provinciale applicable.

Ne jamais considérer la capacité légale d'emprunt comme une autorisation d'emprunter jusqu'à la limite maximale.

Distinguer les obligations soutenues par les impôts fonciers des obligations soutenues de manière appropriée par les usagers.

Suivre les subventions depuis la demande jusqu'à l'entente, la réception, la dépense et la clôture.

Ne jamais considérer les financements demandés comme acquis.

Présenter la contribution de la ville.

Présenter la dépense opérationnelle liée aux projets d'immobilisations subventionnés.

Identifier chaque échéance importante de subventions avant leur expiration.

Maintenir un registre des échéances fiscales.

Distinguer les économies récurrentes, les économies ponctuelles et les coûts évités.

Utiliser une base réelle pour chaque affirmation d'économie.

Ne jamais comptabiliser les travaux différés comme un dividende d'efficacité.

Ne jamais comptabiliser les travaux nécessaires laissés inachevés comme une économie.

Ne jamais comptabiliser un transfert de coûts à un autre gouvernement financé par les impôts comme une économie totale pour les contribuables.

Présenter l'allocation des économies vérifiées du dividende d'efficacité.

Publier le coût des exemptions de frais et des incitations financières.

Considérer les soutiens municipaux en nature comme une ressource publique.

Isoler les ventes ponctuelles d'actifs des recettes opérationnelles récurrentes.

Identifier les passifs financiers importants, contingents et inconnus.

Présenter séparément les coûts d'études des engagements de construction.

Ne pas utiliser les coûts d'études antérieurs pour justifier un projet futur faible.

Présenter la situation financière des projets d'immobilisations majeurs.

Expliquer les modifications importantes des ordres de marchés et des portées.

Ne jamais considérer un appel d'offres inférieur à une estimation ancienne comme une efficacité vérifiée sans base justifiable.

Publier les dépenses importantes liées aux consultants, en mentionnant leur objectif.

Évaluer, là où applicable, la dépendance récurrente aux consultants par rapport à la capacité interne.

Présenter les heures supplémentaires avec un contexte opérationnel.

Identifier les sous-dépenses liées à des postes vacants plutôt que de les considérer automatiquement comme des gains d'efficacité.

Considérer les coûts administratifs liés aux subventions.

Maintenir un registre public des risques financiers majeurs.

Distinguer les risques financiers des responsabilités réelles.

Présenter les engagements approuvés non financés.

Poursuivez le registre des mandats non financés en utilisant des coûts vérifiables.

Publiez les obligations contractuelles importantes à long terme et l'exposition liée à leur renouvellement.

Indiquez les nouveaux coûts annuels récurrents créés par des décisions importantes.

Utilisez de façon cohérente les étiquettes auditées, réelles, prévisionnelles et estimées.

Attribuez à chaque indicateur un responsable des données et une fréquence de mise à jour.

Publiez la date de la dernière mise à jour.

Utilisez une base stable et déclarez les changements de méthode.

Ne créez pas de cibles financières arbitraires là où il n'existe pas de cible raisonnable.

Ne faites pas de surplus important l'objectif du gouvernement municipal.

Ne normalisez pas les déficits matériels récurrents.

Publiez les règles sous-jacentes à tout indicateur vert, orange ou rouge.

Permettez l'option Inconnu ou Gris lorsqu'elles sont véritablement incomplètes.

Ne marquez jamais un service sous-financé comme vert si le service lui-même s'est détérioré.

Reliez les résultats financiers aux résultats des services et de l'infrastructure.

Montrez les tendances sur quatre ans à l'aide de données comparables.

Tenez compte des schémas saisonniers lors des rapports trimestriels.

Fournissez les données financières sous des formats accessibles et réutilisables.

Fournissez une version en langage clair avant d'exiger des citoyens qu'ils analysent des tableurs.

Rendez le tableau de bord financier imprimable et accessible.

Entretenez un glossaire public sur la finance municipale.

Utilisez une seule source de vérité financière à travers les budgets, les tableaux de bord et les rapports annuels.

Corrigez publiquement les erreurs financières importantes.

Permettez aux citoyens de retracer les décisions importantes d'achats jusqu'aux décisions du conseil municipal, lorsque cela est pratique.

Éliminez toute influence de commanditaires politiques sur la propriété des données financières.

Poursuivez le rapport normal du tableau de bord durant l'année électorale.

Ne transformez jamais le rapport financier de la ville en calculs électoraux.

Exigez qu'une affirmation sur les économies publiques comporte un calcul visible.

Exigez qu'une affirmation sur les subventions montre l'obligation locale.

Exigez qu'une affirmation sur la dette comporte un contexte.

Exigez qu'une affirmation sur les réserves comporte un objectif.

Équilibrez l'accessibilité actuelle avec les obligations futures.

Posez l'Épreuve du coût total avant toute dépense importante.

Posez l'Épreuve du financement avant de compter sur des fonds externes.

Posez l'Épreuve de l'expiration des subventions avant de créer des services permanents.

Posez l'Épreuve des réserves avant d'utiliser les comptes d'épargne pour des dépenses actuelles.

Posez l'Épreuve de la dette avant d'emprunter.

Posez l'Épreuve de l'épargne avant d'affirmer une efficacité.

Posez l'Épreuve d'un seul citoyen avant d'affirmer qu'un transfert gouvernemental à un autre gouvernement a économisé de l'argent aux citoyens.

Posez l'Épreuve du conseil futur avant de créer des obligations à long terme.

Posez l'Épreuve de l'année électorale avant toute décision financière importante tardive.

Rendez le résultat suffisamment compréhensible pour qu'un citoyen ordinaire puisse l'évaluer.

Le tableau de bord financier devrait rendre beaucoup plus difficile pour toute administration d'affirmer:

Vous pouvez nous faire confiance. La situation financière est solide.

Au lieu de cela:

Voici le budget.

Voici ce que nous avons dépensé.

Voici la dette.

Voici les réserves.

Voici les subventions.

Voici les économies.

Voici les factures futures.

Voici ce qui a changé.

Voici ce que nous avons mal fait.

Les citoyens pourront alors décider si la ville est bien gérée.

C'est la transparence financière.

Affichez l'ensemble des coûts. Séparez les faits des prévisions. Vérifiez les économies. Révélez les obligations futures. Ne faites jamais payer demain l'histoire politique d'aujourd'hui.

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