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Finances, impôts et performance municipale
Chapitre 8La prime d'efficacité
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Dans ce chapitre
- 8.1 Ce qui constitue une efficacité
- 8.2 Ce qui ne constitue pas une efficacité
- 8.3 Trois catégories d'économies
- 8.4 La règle des économies nettes
- 8.5 Vérification
- 8.6 Établir la base de référence
- 8.7 Protéger l'infrastructure
- 8.8 Protéger les employés
- 8.9 La répartition 50/50
- 8.10 La répartition des améliorations communautaires
- 8.11 Fonds de protection communautaire
- 8.12 Participation des résidents
- 8.13 Un exemple simple
- 8.14 Réinvestissement avant distribution
- 8.15 Incitations départementales
- 8.16 Jours de travail citoyens
- 8.17 Économies d'approvisionnement
- 8.18 Économies d'énergie
- 8.19 Économies technologiques
- 8.20 Économies grâce aux consultants
- 8.21 Économies provenant de la prévention
- Rapport annuel sur l'efficacité 8.22
- 8.23 Le registre des économies publiques
- 8.24 La revue d'efficacité de la première année
- 8.25 L'efficacité n'est pas l'austérité
Un budget municipal ne devrait pas récompenser le gaspillage.
Si les employés, les résidents, les entreprises locales ou le conseil municipal découvrent une méthode véritablement meilleure pour offrir le même ou un meilleur service à moindre coût, la communauté devrait pouvoir en bénéficier.
C'est l'objectif de la prime d'efficacité.
La proposition initiale est simple:
Chaque dollar économisé et vérifié est divisé en deux. La moitié est utilisée pour réduire la pression sur les impôts fonciers futurs. L'autre moitié est dirigée vers des améliorations visibles dans le centre-ville d'Owen Sound, les parcs et les espaces publics.
L'initiative a été initialement décrite comme une répartition 50/50 entre la maîtrise des impôts et un fonds d'amélioration communautaire visible, avec une efficacité obtenue grâce à une meilleure utilisation des personnes et des ressources plutôt qu'en supprimant simplement des postes.
La simplicité de l'idée est importante.
Les comptes y afférents doivent être tout aussi rigoureux.
Une économie ne devrait pas être considérée comme telle simplement parce qu'aucune dépense n'a été faite ce mois-ci.
Elle ne devrait être comptabilisée que lorsque la ville peut démontrer que:
- le même ou un meilleur résultat public est obtenu;
- la dépense a véritablement été éliminée ou réduite;
- les coûts d'implantation ont été déduits;
- l'entretien nécessaire n'a pas simplement été repoussé;
- aucun autre service n'a discrètement hérité du coût;
- l'économie n'est pas obtenue en réduisant un service essentiel sans en informer les résidents;
- le calcul peut être vérifié indépendamment.
L'objectif n'est pas de rendre le gouvernement municipal plus petit pour le plaisir d'être plus petit.
L'objectif est de l'améliorer dans l'utilisation de ce que les résidents lui fournissent déjà.
8.1Ce qui constitue une efficacité
Une efficacité se produit lorsque la ville obtient le même ou un meilleur résultat public en utilisant moins de ressources.
Cela peut se produire de plusieurs façons.
Meilleure planification
Des exemples pourraient inclure:
- regrouper des travaux de maintenance similaires géographiquement;
- réduire les déplacements inutiles;
- planifier plus efficacement l'utilisation de l'équipement;
- coordonner les services qui visitent répétitivement le même endroit;
- planifier plus tôt les travaux saisonniers.
Meilleures pratiques d'achat
Des exemples pourraient inclure:
- regrouper des achats compatibles;
- négocier des prix améliorés;
- utiliser plus efficacement les appels d'offres concurrentiels;
- éviter les achats d'urgence causés par un mauvais planification;
- standardiser l'équipement couramment utilisé lorsque cela est approprié.
Meilleure utilisation des actifs existants
Des exemples pourraient inclure:
- partager l'équipement entre les services;
- augmenter l'utilisation des installations pendant les périodes normalement inutilisées;
- prolonger la durée de vie des actifs grâce à un entretien approprié;
- identifier l'équipement excédentaire avant d'en acheter davantage.
Réduction de la redondance administrative
Des exemples pourraient inclure:
- éliminer la saisie répétée des données;
- simplifier les formulaires;
- regrouper des processus similaires;
- réduire les rapports inutiles;
- créer un seul processus d'admission au lieu de plusieurs.
Économies d'énergie et d'utilities
Des exemples pourraient inclure:
- une éclairage plus efficace;
- des contrôles de bâtiment;
- réduire les fuites;
- meilleure isolation;
- améliorations d'efficacité en eau;
- des changements opérationnels qui réduisent l'utilisation des services publics.
L'économie doit être mesurée après avoir inclus le coût de l'amélioration.
Entretien préventif
Dépenser un montant plus faible maintenant pour éviter une réparation plus coûteuse plus tard peut créer une efficacité légitime.
Il faut le calculer avec soin, car l'économie peut survenir sur plusieurs années plutôt qu'immédiatement.
Améliorations menées par les employés
Les personnes qui exercent quotidiennement les travaux municipaux connaissent souvent les étapes superflues.
Les employés devraient être encouragés à identifier les éléments suivants :
- un travail répétitif ;
- un déplacement inutile ;
- des problèmes d'équipement ;
- des documents administratifs qui n'ont aucun intérêt ;
- des inefficacités dans l'organisation des horaires ;
- des occasions de prévenir des coûts futurs.
Livraison locale
L'utilisation de fournisseurs ou de métiers locaux qualifiés peut parfois réduire :
- les déplacements ;
- les frais d'expédition ;
- le temps de réponse ;
- la charge administrative ;
- les temps d'arrêt.
L'approvisionnement local doit quand même respecter les exigences d'achats applicables et doit être mesuré plutôt qu'assumé comme moins coûteux.
Réduction de la consultation extérieure lorsque la capacité interne existe
Les consultants peuvent fournir une expertise spécialisée importante.
Ils ne devraient pas être embauchés pour effectuer des travaux que la Ville est déjà en mesure de réaliser internement.
Lorsque les employés peuvent raisonnablement effectuer le travail, la Ville devrait reconnaître et utiliser cette expertise.
8.2Ce qui ne constitue pas une efficacité
Cette distinction est essentielle.
Un montant inférieur n'est pas automatiquement une efficacité.
L'entretien différé n'est pas une économie
Si la Ville ne répare pas un toit cette année et paie deux fois plus plus tard, rien n'a été économisé.
Si l'entretien routier est reporté jusqu'à ce qu'une reconstruction devienne nécessaire, rien n'a été économisé.
Si l'entretien d'équipement est sauté et que sa durée de vie utile est raccourcie, rien n'a été économisé.
C'est une dette future.
Les postes vacants ne sont pas automatiquement des économies
Laisser un poste essentiel vacant peut réduire temporairement la masse salariale.
Si le résultat est :
- des heures supplémentaires ;
- un service plus lent ;
- un épuisement des employés ;
- une augmentation des contrats ;
- des retards croissants ;
l'économie apparente peut ne pas être réelle.
Déplacer le coût n'est pas économiser le coût
Un service ne crée pas d'efficacité en transférant une dépense à un autre service.
La Ville est une seule organisation.
Il faut considérer l'ensemble des coûts municipaux.
L'utilisation de bénévoles pour remplacer des employés rémunérés n'est pas une efficacité
Les bénévoles devraient accroître la capacité communautaire.
Ils ne devraient pas être utilisés pour créer un gain financier en transférant un travail municipal récurrent à des résidents non rémunérés.
La réduction de service sans l'annoncer n'est pas une efficacité
Le conseil municipal peut parfois décider qu'un service devrait être réduit.
C'est une décision politique.
Il devrait être honnêtement décrit comme une réduction de service, et non être caché dans une affirmation sur l'efficacité.
Les financements par subventions ne constituent pas une efficacité
Si l'Ontario ou le Canada paie une partie d'une dépense municipale, le coût direct de la Ville peut diminuer.
C'est un financement.
Ce n'est pas une efficacité opérationnelle.
Les gains ponctuels ne constituent pas des économies récurrentes
La vente d'un bien ou la réception d'un rabais inattendu peut améliorer la situation financière.
Cela ne devrait pas être comptabilisé comme un dividende d'efficacité récurrent.
L'évitement de l'inflation n'est pas automatiquement une économie
Si le prix d'un fournisseur était censé augmenter de 10 pour cent et que la Ville négocie une augmentation de 5 pour cent, il peut y avoir un évitement de coûts légitime.
Cela est différent d'une réduction réelle des dépenses actuelles.
Les deux devraient être rapportés séparément.
8.3Trois catégories d'économies
Pour maintenir l'intégrité du système, les économies devraient être divisées en trois catégories.
Catégorie A : Économie vérifiée et récurrente
Une réduction permanente des coûts annuels municipaux tout en maintenant ou en améliorant le service prévu.
Des exemples pourraient inclure :
- une consommation annuelle d'énergie plus faible ;
- l'élimination d'une licence récurrente inutile ;
- une réduction permanente du travail administratif en double ;
- une meilleure approvisionnement entraînant un prix de contrat récurrent plus faible.
Il s'agit des économies les plus solides.
Elles peuvent soutenir l'ensemble du dividende d'efficacité.
Catégorie B : Économie vérifiée et ponctuelle
Une économie unique qui ne se répétera pas automatiquement.
Des exemples pourraient inclure :
- la réalisation d'un projet en deçà du budget ;
- la vente d'équipement véritablement excédentaire ;
- la négociation d'un règlement ponctuel ;
- la découverte d'une méthode d'implémentation moins coûteuse.
Ces économies ne devraient pas être utilisées pour justifier des engagements opérationnels permanents.
Catégorie C : Évitement de coûts
Un coût futur qui était raisonnablement attendu, mais qui a été empêché ou réduit.
Des exemples pourraient inclure :
- l'entretien préventif évitant un remplacement prématuré ;
- un contrat négocié réduisant une augmentation prévue ;
- la réparation d'un équipement plutôt que son remplacement ;
- la réaménagement d'un projet avant le début des travaux.
L'évitement de coûts peut être précieux.
Il devrait être rapporté séparément, car il n'est pas identique à de l'argent retiré du budget existant.
8.4La règle des économies nettes
Le dividende d'efficacité s'applique aux économies nettes, et non aux économies brutes.
Si une amélioration économise 100 000 $, mais coûte 40 000 $ à mettre en œuvre, l'économie n'est pas de 100 000 $.
Le résultat net de la première année est de 60 000 $.
Si le coût d'implémentation ne se produit qu'une seule fois et que l'économie de 100 000 $ se répète annuellement, le rapport public devrait clairement le mentionner.
Exemple
Coût annuel précédent : 300 000 $
Nouveau coût annuel : 200 000 $
Économie annuelle brute : 100 000 $
Coût d'implémentation ponctuel : 40 000 $
Économie nette de la première année : 60 000 $
Économie annuelle récurrente attendue après la première année : 100 000 $
Cette distinction est importante.
La ville ne devrait pas distribuer de l'argent qu'elle n'a pas effectivement économisé.
8.5Vérification
La personne proposant une efficacité ne devrait pas être la seule à déterminer si l'économie est réelle.
Toute économie matérielle du dividende d'efficacité devrait être vérifiée par l'administration financière de la ville.
Pour les économies plus importantes, le conseil municipal devrait recevoir un rapport public.
La vérification devrait confirmer
- le coût antérieur ;
- le nouveau coût ;
- le coût d'implémentation ;
- si l'économie est récurrente ;
- si les niveaux de service ont changé ;
- si l'entretien a été différé ;
- si un autre service a absorbé de nouveaux coûts ;
- si les conséquences sur le personnel ont été prises en compte ;
- si le calcul est raisonnable.
Vérification par le trésorier
Le trésorier, ou l'autorité financière appropriée, devrait certifier le calcul financier avant qu'une économie soit officiellement inscrite au dividende d'efficacité.
Cela ne signifie pas que le trésorier décide de la politique.
Le conseil municipal décide de la politique.
L'administration financière vérifie l'arithmétique.
8.6Établir la base de référence
Un programme d'économies ne peut fonctionner sans un point de départ honnête.
Avant de calculer un dividende d'efficacité, la ville devrait établir le coût de base.
La base de référence devrait normalement représenter le coût réel de la prestation du service avant l'amélioration.
Elle peut inclure :
- les salaires ;
- les avantages sociaux ;
- les heures supplémentaires ;
- les matériaux ;
- l'équipement ;
- le carburant ;
- les services publics ;
- les entrepreneurs ;
- les licences ;
- l'administration ;
- d'autres dépenses directement imputables.
Les bases de référence ne devraient pas être gonflées
La ville ne devrait jamais augmenter un budget simplement pour que la différence puisse ensuite être décrite comme des économies.
La base de référence devrait être appuyée par des dépenses historiques réelles et des prévisions raisonnables.
Années exceptionnelles
Parfois, l'année précédente est inhabituelle.
Des exemples incluent :
- des conditions hivernales sévères ;
- des réparations d'urgence ;
- des perturbations liées au personnel ;
- des prix de carburant inhabituels ;
- des pannes ponctuelles.
Dans ces cas-là, une moyenne sur plusieurs années pourrait offrir une base de référence plus équitable.
La méthode devrait être publiée.
8.7Protéger l'infrastructure
Le dividende d'efficacité ne doit jamais récompenser la ville pour négliger ses actifs.
Avant qu'une efficacité soit répartie, l'administration financière devrait confirmer que l'économie n'a pas été créée par :
- l'annulation d'une maintenance nécessaire ;
- le report d'un remplacement d'actif au-delà d'une durée d'utilisation raisonnable sans preuve ;
- la dégradation d'un établissement ;
- la réduction des inspections en dessous des normes de sécurité ;
- le transfert d'un renouvellement immobilier vers une année non budgétisée.
Le seuil d'infrastructure
Avant qu'une efficacité récurrente ne soit divisée, la ville devrait maintenir les contributions minimales et les exigences d'entretien établies par son plan d'aménagement des actifs et son plan d'immobilisations approuvés.
Si l'infrastructure est significativement sous-financée, le conseil municipal devrait ouvertement considérer si une partie d'un dividende d'efficacité proposé devrait d'abord s'appliquer à cette dette.
Le principe 50/50 devrait récompenser une véritable efficacité.
Il ne devrait jamais forcer la ville à distribuer des économies alors qu'un actif urgent a généré l'économie uniquement parce que son entretien a été négligé.
8.8Protéger les employés
Le dividende d'efficacité ne devrait pas devenir un programme de réduction de personnel municipal.
L'engagement initial était que l'efficacité signifiait moins d'efforts gaspillés plutôt que moins de personnes.
Ce principe devrait demeurer.
Un engagement opérationnel plus durable est le suivant :
Aucun employé ne devrait être déplacé de force simplement pour produire un dividende d'efficacité.
Là où la technologie, les processus améliorés ou les besoins de service changeants réduisent un volume de travail particulier, la ville devrait d'abord envisager :
- la réorientation professionnelle ;
- le réaffectement ;
- la retraite ;
- la réduction naturelle du personnel ;
- la gestion des postes vacants ;
- le réaffectement vers des dossiers en attente ;
- les nouvelles priorités communautaires.
Il peut y avoir des circonstances où les niveaux d'effectifs changent légitimement sur plusieurs années.
Cela devrait se produire par le biais d'une planification responsable du personnel, des conventions collectives et des décisions municipales normales.
Cela ne devrait pas se produire, car un département reçoit une récompense financière pour éliminer un poste.
La connaissance des employés a une valeur.
Les employés qui identifient des économies devraient être reconnus.
Un employé de première ligne pourrait découvrir une amélioration qui vaut bien plus qu'une étude externe.
La Ville devrait établir un processus interne simple permettant aux employés de soumettre des idées d'amélioration.
La proposition devrait identifier les éléments suivants :
- problème actuel;
- changement proposé;
- économies estimées;
- investissement requis;
- amélioration du service attendue;
- risques potentiels.
Les bonnes idées devraient être traitées assez rapidement pour que les employés demeurent prêts à les proposer.
8.9La répartition 50/50
Une fois qu'une économie a été :
- mesurée;
- vérifiée;
- ajustée aux coûts d'implantation;
- confirmée comme ne pas étant un entretien différé;
- confirmée comme ne pas étant une réduction de service dissimulée;
- confirmée comme ne pas créer une dette non financée;
la répartition d'efficacité admissible peut être divisée.
50 % : Restrainte fiscale
La moitié des économies admissibles devrait réduire la pression sur le prélèvement municipal.
Cela ne signifie pas nécessairement que les résidents reçoivent un chèque ou que les taxes foncières baissent automatiquement.
Les coûts municipaux peuvent augmenter pour plusieurs raisons.
La mesure appropriée est la suivante :
Quelle aurait été la pression fiscale sans l'efficacité, comparée à ce qu'elle est après l'efficacité?
Par exemple, si les pressions financières actuelles exigeraient autrement une augmentation de 5 % et que les efficacités vérifiées réduisent l'augmentation requise à 4,5 %, la différence constitue une véritable retenue fiscale.
Le tableau public devrait afficher ce calcul.
Aucune économie fiscale fictive
La Ville ne devrait pas affirmer :
"Nous avons réduit les taxes de 1 million $"
si les taxes totales ont augmenté et que le chiffre est basé sur une hypothèse non vérifiée.
La base de calcul et le calcul doivent être publics.
8.10La répartition des améliorations communautaires
L'autre 50 % des économies admissibles devrait être alloué à un fonds d'amélioration communautaire visible.
Le concept original identifiait Owen Sound et les parcs comme principaux bénéficiaires.
Cela devrait demeurer reconnaissable pour les résidents.
Les usages admissibles pourraient inclure
- la mise en valeur du centre-ville;
- des arbres;
- des bancs;
- des toilettes publiques;
- des améliorations des sentiers;
- des améliorations des parcs;
- des loisirs accessibles;
- des améliorations de la rive;
- des aires de jeux;
- de l'équipement communautaire;
- des espaces de rassemblement publics;
- des projets de quartier;
- des améliorations d'accessibilité mineures;
- des infrastructures de loisirs saisonnières.
Le principe de visibilité
Les résidents devraient pouvoir pointer quelque chose et dire :
Cette amélioration provient d'argent que la Ville a arrêté de gaspiller ailleurs.
Cela établit un lien direct entre l'efficacité et l'amélioration communautaire.
L'efficacité ne devrait pas ressembler à un exercice comptable qui disparaît dans une feuille de calcul.
Elle devrait devenir visible dans la communauté.
8.11Fonds de protection communautaire
La portion communautaire de la Dette d'efficacité ne devrait pas devenir un budget opérationnel général secondaire.
Créer un compte public ou une structure de réserves conforme aux exigences financières municipales.
Pour chaque dépense, publier les éléments suivants :
- projet ;
- coût ;
- emplacement ;
- année-source de la Dette d'efficacité ;
- département responsable ;
- statut d'exécution.
Ne pas le dépenser simplement parce qu'il existe
L'argent dans le fonds peut y rester jusqu'à ce qu'un projet digne d'intérêt soit prêt.
Il ne devrait pas y avoir d'obligation de dépenser chaque dollar d'ici le 31 décembre.
Les fonds non dépensés devraient être reportés pour des améliorations futures appropriées.
8.12Participation des résidents
La portion communautaire de la Dette offre une excellente opportunité de participation des résidents.
Les résidents pourraient aider à identifier de petites améliorations par le biais de :
- Pulsation résidentielle ;
- réunions de quartier ;
- consultation des jeunes ;
- audits d'accessibilité ;
- retours des usagers des parcs ;
- consultation des commerçants du centre-ville.
Une portion du fonds annuel pourrait être allouée par le biais d'un budget participatif.
Par exemple, les résidents pourraient être invités à choisir parmi plusieurs projets qualifiés qui :
- sont dans les compétences municipales ;
- ont été évalués en coût ;
- peuvent être entretenus ;
- répondent aux exigences d'accessibilité et de sécurité.
Cela permet aux résidents de voir le lien entre les économies et les choix.
8.13Un exemple simple
Supposons que la ville identifie une amélioration opérationnelle récurrente.
Avant
Coût annuel : 500 000 $
Après
Coût annuel : 420 000 $
Économie brute
80 000 $
Coût d'implantation
Coût unique : 20 000 $
Économie nette de l'année 1
60 000 $
Dividende de l'année 1
30 000 $ vers la maîtrise des impôts
30 000 $ vers le Dividende d'amélioration communautaire
Année 2
En supposant que le coût réduit continue et qu'aucune dépense supplémentaire d'implantation n'est nécessaire :
Économie récurrente : 80 000 $
40 000 $ vers la maîtrise des impôts
40 000 $ vers les améliorations communautaires
Le public devrait pouvoir suivre ce calcul aussi facilement.
8.14Réinvestissement avant distribution
Il y aura des cas où une partie d'une économie devra rester dans le service qui l'a générée.
Par exemple, un service peut trouver un moyen d'économiser 100 000 $ par année, mais nécessiter 25 000 $ de nouveaux travaux de prévention pour maintenir l'amélioration.
L'économie éligible réelle est donc de 75 000 $.
Le système ne devrait jamais pénaliser les services pour avoir identifié un réinvestissement nécessaire.
L'objectif est l'amélioration durable.
Séquence correcte
- Calculer l'économie brute.
- Soustraire les coûts d'implantation.
- Déduire les coûts nécessaires à la pérennité.
- Confirmer la norme de service.
- Confirmer les obligations d'infrastructure.
- Déterminer l'économie nette vérifiée.
- Appliquer le dividende 50/50.
8.15Incitations départementales
Un des motifs pour lesquels les organismes parfois cachent les gains d'efficacité est la peur.
Un département peut croire:
"Si nous économisons de l'argent cette année, notre budget sera simplement coupé l'année prochaine."
Cela peut créer un comportement erroné.
Les départements devraient avoir une incitation à trouver des améliorations.
Une option serait d'autoriser une petite portion d'économies opérationnelles vérifiées à soutenir des améliorations départementales approuvées avant que le montant restant entre dans le Dividende.
Tout mécanisme de ce genre devrait être rigoureusement contrôlé et rendu public.
Le principe est que les employés et les départements ne devraient pas être pénalisés pour avoir été plus efficaces.
8.16Jours de travail citoyens
Le Dividende d'efficacité devrait être directement lié aux Jours de travail citoyens saisonniers proposés.
Le plan actuel propose que les employés de la Ville, les résidents et les entreprises locales travaillent ensemble à des projets communautaires concrets, avec les coûts et les économies rendus publics.
Chaque Jour de travail citoyen devrait donc publier un compte rendu simple.
Exemple
Projet
Nettoyage de sentier et améliorations mineures dans le parc.
Heures d'employés municipaux
Publiées.
Heures de bénévoles
Publiées séparément.
Contributions des entreprises
Publiées.
Matériaux
Publiés.
Coût estimé normal de livraison
Publié là où une comparaison pertinente existe.
Coût municipal réel
Publié.
Économie vérifiée
Publiée uniquement si la comparaison est légitime.
La contribution communautaire n'est pas automatiquement un gain municipal
Si les résidents bénévolent à une activité que la Ville ne paierait jamais quelqu'un d'autre pour effectuer, la valeur de cette contribution bénévole peut être célébrée.
Elle ne devrait pas être faussement enregistrée comme un gain en espèces.
Les deux chiffres peuvent être rapportés.
Économie municipale: 4 000 $
Contribution communautaire estimée: 12 000 $
Il s'agit de choses différentes.
8.17Économies d'approvisionnement
L'approvisionnement offre un potentiel significatif d'efficacité.
Mais les économies devraient être mesurées par rapport à une base réelle.
Des exemples peuvent inclure:
- regrouper des achats compatibles;
- utiliser des contrats à plus long terme lorsqu'ils sont avantageux;
- diviser des contrats si cela augmente la concurrence;
- améliorer la participation des fournisseurs;
- réduire l'approvisionnement d'urgence;
- standardiser les articles courants;
- utiliser l'approvisionnement coopératif lorsqu'il convient.
Entreprises locales
La Ville devrait activer la suppression des obstacles inutiles qui empêchent les entreprises locales qualifiées de concourir.
Cela peut inclure:
- une inscription des fournisseurs plus simple;
- des paquets de soumission plus petits;
- un avertissement anticipé sur les travaux à venir;
- des exigences d'assurance claires;
- paiement rapide ;
- listes de devis rapides permanentes.
Le résultat devrait toujours être évalué selon la valeur, la qualité et les normes d'approvisionnement légales.
« Local » devrait être une stratégie d'opportunité, et non une autorisation d'abandonner la responsabilisation.
8.18Économies d'énergie
Les améliorations en matière d'énergie sont particulièrement adaptées à la prime d'efficacité, car la consommation peut souvent être mesurée.
Pour un projet d'énergie, il faut présenter :
- la consommation antérieure ;
- le coût annuel antérieur ;
- le coût du projet ;
- la nouvelle consommation ;
- le nouveau coût annuel ;
- les différences d'entretien ;
- la période de récupération ;
- l'économie annuelle vérifiée.
Une fois que l'investissement initial a été récupéré, les économies continues peuvent devenir des candidats récurrents à la prime d'efficacité.
8.19Économies technologiques
Les nouveaux systèmes sont souvent présentés comme des outils d'économie de coûts.
Parfois, c'est le cas.
Parfois, ils ne transfèrent simplement que les coûts des salaires vers les licences, les contractuels et les abonnements.
Aucun projet technologique ne devrait prétendre à une efficacité tant que le coût complet n'a pas été comparé.
Inclure :
- l'acquisition ;
- la mise en œuvre ;
- la formation ;
- la licence ;
- les abonnements ;
- le soutien ;
- la cybersécurité ;
- le matériel ;
- la migration des données ;
- le temps des employés ;
- la sortie du fournisseur ;
- le remplacement.
Un effectif réduit accompagné d'une facture plus élevée d'un fournisseur n'implique pas automatiquement une efficacité.
Le coût global est important.
8.20Économies grâce aux consultants
Les consultants devraient être utilisés lorsque la ville a réellement besoin de :
- des compétences spécialisées ;
- d'une analyse indépendante ;
- d'une capacité temporaire ;
- d'une certification professionnelle ;
- d'un travail technique non disponible en interne.
Avant d'embaucher un consultant important, poser les questions suivantes :
- Est-ce que le personnel de la ville possède déjà les compétences ?
- Pourrait-on effectuer le travail avec un soutien temporaire ?
- Est-ce qu'une opinion indépendante est nécessaire ?
- Le consultant transmettra-t-il des connaissances aux employés ?
- La ville dépendra-t-elle encore du consultant après la fin du contrat ?
Lorsque le consultant identifie des améliorations d'efficacité, la ville devrait vérifier indépendamment les économies résultantes.
Les honoraires du consultant doivent être inclus dans le calcul.
8.21Économies provenant de la prévention
Certaines des améliorations d'efficacité les plus précieuses proviennent de la prévention des problèmes.
Des exemples pourraient inclure :
- l'entretien préventif des infrastructures ;
- l'intervention précoce au lieu de travail ;
- les programmes de sécurité communautaire ;
- les travaux d'évacuation d'eau préventifs ;
- l'entretien des arbres ;
- la planification hivernale ;
- réparation précoce du matériel.
Ces économies sont plus difficiles à calculer, car elles impliquent des événements qui ne se sont pas produits.
Les allégations devraient donc être prudentes.
Si la Ville affirme qu'une prévention a évité un coût, la méthodologie devrait être publiée.
Lorsque l'économie ne peut raisonnablement pas être établie, signalez l'amélioration en tant que bénéfice public plutôt qu'inventer un montant en dollars.
Rapport annuel sur l'efficacité 8.22
Chaque année, publier un rapport sur l'efficacité d'Owen Sound dédié.
Il devrait inclure chaque efficacité approuvée.
Pour chaque élément
- ministère;
- description;
- approche antérieure;
- nouvelle approche;
- coût d'implantation;
- économie brute;
- économie nette;
- récurrente ou ponctuelle;
- effet sur le service;
- effet sur le personnel;
- effet sur l'infrastructure;
- vérification;
- allocation de maîtrise des impôts;
- allocation communautaire.
Publier également les idées échouées
Certaines propositions d'efficacité ne fonctionneront pas.
Signalez-les.
Une courte entrée pourrait indiquer:
Proposition: Regrouper deux contrats de services.
Économie prévue: 35 000 $.
Résultat: Les soumissions ont démontré que le regroupement augmenterait les coûts d'environ 12 000 $.
Décision: Ne pas poursuivre.
C'est une information publique utile.
Cela démontre également que l'objectif du programme n'est pas de fabriquer des allégations d'économies.
8.23Le registre des économies publiques
Créer un registre public permanent.
Chaque dividende d'efficacité vérifié reçoit un numéro d'identification.
Les résidents devraient pouvoir le suivre de sa découverte au résultat communautaire.
Exemple
Efficacité E-2027-014
Amélioration de la planification de la flotte.
Économie vérifiée récurrente: 62 000 $.
Maîtrise des impôts: 31 000 $.
Dividende communautaire: 31 000 $.
Projet communautaire financé: améliorations de sentiers accessibles.
Cela crée une chaîne visible:
Problème trouvé. Amélioration apportée. Économie vérifiée. Bénéfice retourné.
C'est le système.
8.24La revue d'efficacité de la première année
Au cours de la première année du mandat, chaque grand ministère de la Ville devrait participer à une revue opérationnelle.
L'objectif n'est pas de commencer avec des coupures prédéfinies.
La revue se demande:
- Quel travail est inutilement répétitif?
- Où se produisent des retards?
- Quelles sont les plaintes les plus fréquentes?
- Quelles tâches consomment du temps du personnel sans produire de valeur pour le public?
- Quel matériel cause des pannes répétées?
- Quelles achats pourraient être mieux planifiés?
- Où payons-nous des contractuels pour un travail que nous pourrions effectuer internement?
- Où les employés effectuent-ils un travail que devrait faire une autre organisation?
- Où effectuons-nous manuellement un travail qui pourrait être simplifié?
- Où est-ce que l'entretien préventif est moins cher que la réparation répétée?
- Quelle exigence extérieure crée des coûts municipaux inutiles?
- Qu'est-ce que les employés changeraient s'ils étaient responsables du budget?
Les employés qui exécutent le travail devraient être impliqués directement.
Les résidents qui utilisent le service devraient aussi être entendus.
Les chiffres racontent qu'une partie de l'histoire.
8.25L'efficacité n'est pas l'austérité
Cette distinction devrait être explicite.
L'austérité se demande:
Qu'est-ce qu'on peut couper?
L'efficacité se demande:
Pourquoi cela coûte-t-il ce qu'il coûte, et pouvons-nous obtenir le même résultat mieux?
Parfois, la réponse peut être que la Ville devrait dépenser davantage.
Si un entretien préventif supplémentaire de 20 000 $ évite un remplacement de 200 000 $, l'efficacité peut signifier d'augmenter le budget actuel.
Si un employé supplémentaire élimine l'excès d'heures supplémentaires et améliore le service, l'efficacité peut signifier embaucher quelqu'un.
Si de meilleurs équipements permettent à une équipe d'accomplir davantage de travail en toute sécurité, l'efficacité peut exiger un investissement en immobilisation.
La cible n'est pas la ligne la plus basse du tableau.
La cible est le meilleur résultat à long terme pour les résidents.
L'engagement de la prime à l'efficacité
Owen Sound devrait devenir un endroit où trouver une meilleure façon de faire produit un bénéfice public visible.
Les employés devraient savoir que de bonnes idées comptent.
Les résidents devraient savoir que les gaspillages signalés seront examinés.
Les entreprises devraient savoir que les suggestions pratiques sont les bienvenues.
Le conseil municipal devrait savoir que les économies seront mesurées honnêtement.
Et les contribuables devraient savoir où le bénéfice a été alloué.
La formule est simple:
Mesurer l'ancien coût.
Améliorer le travail.
Mesurer le nouveau coût.
Soustraire chaque coût requis pour créer l'économie.
Protéger les services, les employés et l'infrastructure.
Vérifier le résultat.
Rendre la moitié à la retenue fiscale.
Rendre la moitié visiblement à la communauté.
Aucune économie inventée.
Aucune maintenance différée déguisée en efficacité.
Aucun travailleur sacrifié pour améliorer un tableau de bord.
Aucune subvention temporaire décrite comme des économies permanentes.
Aucune contribution communautaire revendiquée comme de l'argent que la Ville n'a jamais dépensé.
Le principe n'est pas compliqué:
Gaspillez moins. Entretenez davantage. Rendez le bénéfice aux gens qui l'ont payé.