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La ville en action
Chapitre 11Travaux locaux et approvisionnement
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Dans ce chapitre
- 11.1 L'achat public est un mandat de confiance
- 11.2 L'opportunité locale, pas la faveur locale
- 11.3 La passerelle pour les fournisseurs locaux
- 11.4 La liste des soumissions rapides
- 11.5 Aucun club fermé
- 11.6 Opportunités contractuelles plus petites
- 11.7 Calendrier d'approvisionnement à l'avance
- 11.8 Paiement rapide
- 11.9 Performance des fournisseurs
- 11.10 Achats canadiens et de l'Ontario
- 11.11 Local au sein du canadien
- 11.12 Coût total, pas prix d'étiquette
- 11.13 Réparation locale avant remplacement
- 11.14 Stages professionnels par l'entremise des travaux publics
- 11.15 Informations sur l'emploi local
- 11.16 Accessibilité dans l'achat public
- 11.17 Valeur environnementale
- 11.18 Achat en situation d'urgence
- 11.19 Achat auprès d'un seul fournisseur et achat non concurrentiel
- 11.20 Achat de technologies
- 11.21 Achats coopératifs
- 11.22 Propositions non sollicitées
- 11.23 Mur entre le conseil municipal et les fonctions politiques
- 11.24 Conflit d'intérêts
- 11.25 Aucune spécification écrite pour le gagnant
- 11.26 Défis d'innovation
- 11.27 Actifs municipaux excédentaires
- 11.28 Tableau d'évaluation de l'approvisionnement
- 11.29 L'effet multiplicateur économique local
- 11.30 Le programme d'approvisionnement local pour la première année
- 11.31 L'engagement envers les métiers locaux
Chaque année, la ville achète des biens, des services, des travaux de construction, de l'équipement et des expertises professionnelles.
Cette puissance d'achat devrait accomplir davantage qu'un simple remplissage de commandes.
Elle devrait procurer une bonne valeur aux contribuables.
Elle devrait offrir des opportunités équitables aux entreprises qualifiées.
Elle devrait rendre pratique la concurrence des petites entreprises.
Elle devrait renforcer les chaînes d'approvisionnement canadiennes là où la loi le permet, et maintenant, dans plusieurs domaines, là où l'Ontario l'exige.
Elle devrait encourager l'apprentissage et l'emploi qualifié.
Elle devrait protéger la ville contre les conflits d'intérêts.
Et elle devrait permettre aux résidents de savoir où l'argent public a été dépensé.
La proposition initiale prévoyait que les petits travaux, les travaux de débordement et les demandes saisonnières soient ouverts aux artisans locaux par un système d'offres rapides, tandis que les employés de la ville conservent la responsabilité des travaux essentiels, critiques pour la sécurité et d'urgence.
Cela demeure le principe de départ.
Mais « local d'abord » ne doit jamais signifier:
les amis d'abord.
Cela devrait signifier:
Rendre plus facile la concurrence des entreprises locales qualifiées, éliminer les barrières inutiles, planifier les travaux assez tôt pour que les petites entreprises puissent y participer, acheter en Ontario et au Canada là où c'est légalement possible, et attribuer les travaux publics selon des règles visibles par tous.
C'est l'équilibre.
11.1L'achat public est un mandat de confiance
L'achat public est l'un des domaines où la confiance publique peut être renforcée ou perdue très rapidement.
La ville fonctionne actuellement selon la politique d'approvisionnement AF009, adoptée en juillet 2026 et entrée en vigueur le 1er août 2026. La politique a remplacé le règlement d'achat antérieur et établit des principes de concurrence ouverte, transparente et équitable, de valeur sur le cycle de vie, d'achat éthique, d'accessibilité, de considération environnementale et de conformité aux accords commerciaux et lois applicables.
Cela constitue une base solide sur laquelle construire.
Ce plan d'affaires ne propose pas d'éliminer les contrôles d'approvisionnement.
Il propose de les utiliser de manière plus stratégique.
Le système d'approvisionnement de la ville devrait poursuivre cinq objectifs à la fois:
- La meilleure valeur publique
- Une concurrence équitable
- Des opportunités économiques locales
- Une résilience économique canadienne
- Une responsabilisation publique
Le prix est important.
Ce n'est pas le seul critère.
Le prix d'achat le plus bas peut parfois entraîner le coût le plus élevé à long terme.
La politique actuelle de la ville reconnaît déjà le coût total sur la durée de vie d'un achat, y compris des éléments tels que l'installation, l'entretien, la formation, la mise à la poubelle et la performance.
Ce principe devrait devenir visible dans les décisions d'achat importantes.
11.2L'opportunité locale, pas la faveur locale
Je veux que les entreprises d'Owen Sound aient une véritable opportunité de faire affaire avec leur propre ville.
Cela est différent de garantir des contrats.
Les règles canadiennes du commerce s'appliquent à l'approvisionnement municipal, et l'approvisionnement couvert doit respecter les obligations d'accès équitable. L'Accord canadien sur le commerce libre restreint spécifiquement les pratiques qui favorisent inadéquatement les fournisseurs, créent des barrières inutiles ou exigent une expérience locale antérieure là où elle n'est pas essentielle au travail.
Notre approche devrait donc être:
Ne pas biaiser la concurrence. S'assurer que les entreprises locales puissent accéder au terrain.
Cela signifie examiner les barrières qui empêchent souvent les petites entreprises locales de soumissionner du tout.
Ces barrières peuvent inclure:
- des contrats inutilement importants;
- des périodes de soumission courtes;
- des formalités de registration complexes;
- des exigences d'assurance qui dépassent le risque réel;
- des spécifications écrites autour d'un seul fournisseur;
- des exigences d'expérience municipale antérieure là où l'expérience privée équivalente serait suffisante;
- des calendriers d'achat peu clairs;
- des paiements lents;
- des processus d'application qui prennent plus de temps qu'une petite commande ne vaut.
Éliminer les barrières inutiles n'est pas de la faveur.
C'est une meilleure concurrence.
11.3La passerelle pour les fournisseurs locaux
Créer un portail des fournisseurs d'Owen Sound.
Un commerce local devrait pouvoir se rendre à un seul endroit et comprendre :
- la manière dont la ville effectue ses achats ;
- les occasions actuelles ;
- les occasions à venir ;
- la manière de s'inscrire ;
- l'assurance requise ;
- les exigences en matière de santé et de sécurité ;
- les obligations en matière d'accessibilité ;
- les termes contractuels standard ;
- le processus de facturation ;
- le processus de paiement ;
- à qui s'adresser en cas de question sur l'approvisionnement.
La ville utilise déjà un système en ligne de soumission d'offres pour les occasions publiées et décrit son objectif en matière d'approvisionnement comme étant une concurrence équitable, ouverte et transparente qui procure la meilleure valeur possible pour la communauté.
Le portail des fournisseurs devrait rendre ce système plus facile d'accès pour les fournisseurs municipaux débutants.
Orientation pour nouveaux fournisseurs
Tenir régulièrement de courtes séances d'information pour les entreprises qui n'ont jamais soumissionné pour un travail municipal.
Les sujets pourraient inclure :
- le fonctionnement de l'approvisionnement municipal ;
- la manière de lire une demande de soumission ;
- la manière de lire un appel d'offres ;
- les motifs fréquents de rejet des soumissions ;
- l'assurance ;
- la cautionnement ;
- les exigences en matière d'accessibilité ;
- les exigences en matière de sécurité ;
- la facturation ;
- les travaux à venir.
Aucune entreprise ne devrait gagner simplement parce qu'elle a assisté.
L'objectif est d'assurer qu'une entreprise ne perde pas simplement parce que personne ne lui a jamais expliqué le processus.
11.4La liste des soumissions rapides
La liste des soumissions rapides devrait devenir le lieu pratique pour les petits travaux adéquats et les travaux supplémentaires.
À partir d'août 2026, la Politique d'approvisionnement de la ville permet un achat direct en dessous de 25 000 $, avec trois soumissions encouragées si possible. Les achats de 25 001 $ à 125 000 $ utilisent généralement un processus d'appel d'offres invitant au moins trois fournisseurs, tandis que les achats plus importants passent généralement à un processus compétitif ouvert. Ces seuils sont les seuils actuels de la politique municipale et peuvent changer avec le temps.
Cela crée une opportunité de maintenir une vaste liste de fournisseurs qualifiés dont le personnel peut s'approvisionner régulièrement dans le cadre des règles de la ville.
Catégories possibles
- menuiserie ;
- plomberie ;
- électricité ;
- soudure ;
- béton ;
- maçonnerie ;
- toiture ;
- clôtures ;
- peinture ;
- paysagisme ;
- travaux d'arboriculture ;
- déblai ;
- drainage ;
- réparation d'équipement ;
- réparation de véhicules ;
- signalisation ;
- vitres ;
- revêtements de sol ;
- petits travaux d'accessibilité ;
- entretien saisonnier ;
- nettoyage ;
- réparations spéciales.
S'inscrire à la liste
La demande devrait être simple.
Selon le type de travail, un fournisseur devrait peut-être fournir :
- information sur l'entreprise ;
- numéro de TVH, si applicable ;
- assurance ;
- information de l'Institut de la sécurité professionnelle de l'Ontario (ISPO), si applicable ;
- permis ou certification commerciale ;
- documents sur la santé et la sécurité ;
- références ;
- zone de service ;
- disponibilité en cas d'urgence ;
- capacité en matériel.
Les qualifications devraient correspondre au risque associé au travail.
Un peintre ne devrait pas être soumis aux mêmes exigences de qualification qu'une entreprise remplaçant une infrastructure municipale majeure.
11.5Aucun club fermé
Un registre en place ne doit pas devenir un club permanent composé uniquement des fournisseurs actuels de la Ville.
Les nouvelles entreprises devraient avoir régulièrement l'occasion de se qualifier.
La Ville devrait publier :
- lorsque le registre s'ouvre ;
- les exigences de qualification ;
- les catégories ;
- la manière dont les travaux sont répartis ;
- la manière dont les soumissions sont demandées ;
- la manière dont la performance des fournisseurs est évaluée ;
- la manière dont un fournisseur peut contester une erreur administrative.
Une entreprise qui ouvre l'année prochaine ne devrait pas avoir à attendre quatre ans pour avoir l'occasion de participer.
Lorsque cela est pratique, les qualifications devraient être rouvertes à intervalles réguliers.
11.6Opportunités contractuelles plus petites
Les grands contrats municipaux favorisent naturellement les entreprises disposant de :
- départements administratifs plus importants ;
- capacité de cautionnement ;
- estimateurs dédiés ;
- personnel en achat ;
- flux de trésorerie important.
Parfois, cette échelle est nécessaire.
Parfois, ce n'est pas le cas.
Lorsque les travaux comprennent des composantes véritablement distinctes, la Ville devrait envisager si des contrats plus petits pourraient :
- accroître la concurrence ;
- créer des opportunités pour des entreprises spécialisées ;
- améliorer l'ordonnancement ;
- réduire la dépendance à un seul entrepreneur ;
- permettre aux entreprises locales de participer ;
- améliorer les prix.
Une limite importante
La politique actuelle d'approvisionnement de la Ville interdit expressément de diviser un achat pour éviter les exigences en matière d'approvisionnement.
Cette règle devrait demeurer ferme.
Il y a une différence entre :
structurer légitimement des paquets de travaux indépendants pour améliorer la concurrence
et
diviser artificiellement un achat en morceaux plus petits pour éviter un appel d'offres ouvert.
La première pratique peut constituer une bonne approche d'approvisionnement.
La seconde est inacceptable.
Lorsqu'un projet majeur est divisé en paquets, la raison devrait être documentée avant le début de l'approvisionnement.
11.7Calendrier d'approvisionnement à l'avance
L'une des méthodes les plus simples pour aider les entreprises locales à concurrencer est de leur indiquer ce qui arrive.
Créez un calendrier prévisionnel d'approvisionnement annuel.
Il n'engagerait pas juridiquement la Ville à émettre chaque contrat répertorié.
Il offrirait aux entreprises une notification préalable des opportunités attendues.
Le calendrier prévisionnel pourrait inclure
- projet attendu ;
- catégorie générale ;
- moment approximatif ;
- plage de valeur estimée ;
- méthode de passation de commande prévue ;
- département ;
- si une certification spécialisée est probablement requise.
Un entrepreneur qui apprend un projet trois mois avant sa publication a le temps de :
- évaluer sa capacité ;
- organiser son assurance ;
- embaucher ;
- former ;
- obtenir une certification ;
- former des partenariats ;
- se préparer.
Les informations préalables sont particulièrement précieuses pour les petites entreprises.
Les grandes entreprises disposent souvent d'un personnel dédié surveillant les appels d'offres publics tous les jours.
Un petit commerce peut ne pas en avoir.
11.8Paiement rapide
Les petites entreprises peuvent être affectées beaucoup plus rapidement par un paiement lent que les grandes corporations.
Un entrepreneur doit quand même payer :
- les employés ;
- le carburant ;
- les matériaux ;
- les fournisseurs ;
- la TPS ;
- l'assurance.
Les procédures comptables municipales devraient donc viser à régler rapidement les factures complètes et approuvées.
La Norme
La Ville devrait suivre :
- date de réception de la facture ;
- date d'approbation de la facture ;
- date d'émission du paiement ;
- factures retardées ;
- raisons du retard.
Lorsqu'une facture est contestée, le fournisseur devrait être informé de ce qui manque ou est contesté plutôt que simplement attendre sans explication.
Pour les contrats de construction, la législation de l'Ontario établit des exigences de paiement rapide qui doivent être respectées lorsqu'elles s'appliquent.
Pour les autres fournisseurs, Owen Sound devrait quand même rendre le paiement opportun une partie de sa réputation en tant que bon client.
Une Ville qui demande aux entreprises locales de soumissionner devrait aussi être une Ville digne d'être un partenaire commercial.
11.9Performance des fournisseurs
Un prix bas ne devrait pas justifier une mauvaise prestation.
La Ville élabore une procédure de performance des fournisseurs dans le cadre de sa nouvelle Politique de passation de commandes.
Cela offre l'occasion d'établir un système équitable de performance.
Des mesures appropriées pourraient inclure
- la qualité ;
- la sécurité ;
- l'échéancier ;
- la communication ;
- la gestion des ordres de modification ;
- le respect des spécifications ;
- le traitement des biens municipaux ;
- la précision des factures ;
- la réponse aux garanties ;
- les obligations d'accessibilité.
Équité envers les fournisseurs
Un classement de performance faible peut affecter significativement une entreprise.
Les fournisseurs devraient donc :
- connaître les normes à l'avance ;
- recevoir un avertissement concernant des problèmes importants de performance ;
- avoir une opportunité raisonnable pour les corriger ;
- avoir un processus pour répondre à des informations contestées.
La gestion de la performance devrait améliorer la passation de commandes.
Elle ne devrait pas devenir une liste noire informelle.
11.10Achats canadiens et de l'Ontario
L'environnement économique canadien a changé la manière dont l'approvisionnement public est abordé.
La directive d'approvisionnement Ontario Buy Ontario de l'Ontario est entrée en vigueur pour les municipalités le 13 avril 2026. Elle exige que les entités du secteur municipal prescrites privilégient les biens et services de l'Ontario et du Canada dans des circonstances d'approvisionnement spécifiées, sous réserve de ses règles détaillées, de ses engagements commerciaux et d'exceptions.
La politique actuelle d'approvisionnement d'Owen Sound reflète cette orientation.
Elle définit les biens faits en Ontario et au Canada ainsi que les services de l'Ontario et du Canada, et exige, là où c'est praticable, que les documents d'approvisionnement comprennent des engagements des fournisseurs concernant des proportions spécifiées de biens et services de l'Ontario ou du Canada.
Cela crée une opportunité de rendre l'approvisionnement canadien pratique plutôt que symbolique.
Demander où va l'argent public
Pour des achats importants, là où c'est praticable et légal, la ville devrait comprendre :
- où le produit a été fabriqué ;
- d'où proviennent les composants majeurs ;
- où le service est fourni ;
- si un soutien de maintenance existe au Canada ;
- si des pièces de rechange sont disponibles localement ;
- si le fournisseur dépend d'une chaîne d'approvisionnement étrangère fragile.
L'objectif n'est pas l'isolement.
Owen Sound continuera à acheter des biens et des expertises en dehors du Canada lorsqu'ils sont nécessaires et légaux.
L'objectif est la résilience.
Si deux produits offrent une valeur comparable et qu'un d'entre eux soutient une chaîne d'approvisionnement canadienne plus solide dans le cadre des règles d'approvisionnement applicables, cela devrait compter.
11.11Local au sein du canadien
« Acheter canadien » et « acheter local » sont des idées liées, mais elles ne sont pas juridiquement identiques.
L'orientation municipale actuelle de l'Ontario fournit des règles spécifiques concernant l'approvisionnement canadien et ontarien. Elle ne donne pas à Owen Sound une autorité illimitée pour exclure tout fournisseur qualifié simplement parce qu'il est situé en dehors du comté de Grey Bruce.
Notre stratégie économique locale devrait donc se concentrer sur ce que nous pouvons contrôler en toute sécurité :
- rendre les opportunités visibles localement ;
- former les fournisseurs locaux sur le processus ;
- éliminer les barrières inutiles ;
- émettre des travaux de taille appropriée ;
- créer des listes d'entreprises fiables ;
- payer rapidement ;
- reconnaître la capacité de réponse locale pertinente ;
- acheter des contenus canadiens et ontariens là où la législation et les règles d'approvisionnement le permettent ;
- développer les compétences locales afin que les entreprises locales gagnent de plus en plus sur leurs mérites.
L'objectif devrait être :
Des entreprises locales devenant plus compétitives, et non l'approvisionnement devenant moins compétitif.
11.12Coût total, pas prix d'étiquette
Acheter bon marché peut être coûteux.
Un équipement qui coûte 10 % de moins peut nécessiter :
- plus de réparations ;
- une panne plus longue ;
- des pièces importées ;
- un service spécialisé ;
- une formation supplémentaire ;
- un remplacement plus tôt.
La ville devrait de plus en plus évaluer le coût total de possession lorsqu'il est pertinent.
Considérer
Prix d'achat
Quel est le coût aujourd'hui ?
Durée de vie prévue
Combien de temps devrait-il durer ?
Entretien
Quel est le coût du service ?
Pièces
Les composants de remplacement sont-ils facilement disponibles ?
Énergie
Quel est sa consommation ?
Formation
Le personnel a-t-il besoin d'instructions spécialisées ?
Panne
Que se passe-t-il lorsqu'il tombe en panne ?
Revente ou élimination
Est-ce qu'il conserve sa valeur ?
Remplacement
Quelle sera la difficulté du remplacement ?
Cette approche est déjà conforme à la politique de l'achat de la Ville pour 2026, qui tient expressément compte des facteurs liés au cycle de vie et au coût total.
11.13Réparation locale avant remplacement
L'achat public ne devrait pas signifier automatiquement l'acquisition d'un nouvel objet.
Avant de remplacer un équipement adéquat, évaluer :
- réparation ;
- rénovation ;
- reconstruction ;
- réutilisation ;
- récupération de pièces ;
- affectation à un autre service.
Cela peut :
- réduire les coûts ;
- prolonger la durée de vie des actifs ;
- soutenir les entreprises locales de réparation ;
- réduire les déchets ;
- préserver la familiarité avec l'équipement.
La réparation n'est pas toujours la meilleure solution.
À un moment donné, les équipements plus anciens peuvent devenir :
- insécurisés ;
- inadaptés ;
- inefficaces ;
- impossibles à soutenir.
La décision devrait être basée sur la valeur du cycle de vie plutôt que sur l'habitude.
11.14Stages professionnels par l'entremise des travaux publics
Les achats municipaux peuvent aider à former la prochaine génération d'artisans canadiens sans compromettre la concurrence.
Là où c'est approprié et légal, les contrats plus importants pourraient demander aux soumissionnaires de décrire :
- la participation aux stages professionnels ;
- le développement des métiers qualifiés ;
- les stages étudiants ;
- la formation du personnel ;
- les partenariats avec les institutions éducatives locales.
La Ville ne devrait pas créer des exigences irréalistes qui éliminent les petites entreprises.
Une meilleure approche pourrait être d'adopter des attentes adaptées à l'échelle du projet.
Exemple
Un petit réparateur de plomberie pourrait ne pas avoir d'exigence liée aux stages professionnels.
Un projet de construction d'envergure pouvant raisonnablement être demandé à décrire comment les apprentis et les artisans en formation participeront.
L'objectif est le développement pratique de la main-d'œuvre.
Pas des formalités administratives.
11.15Informations sur l'emploi local
Pour les grands projets de construction, la Ville peut rapporter des informations agrégées lorsqu'il est raisonnable de le faire :
- l'emploi total sur le projet ;
- les stages professionnels ;
- la participation de la main-d'œuvre ontarienne ;
- le contenu canadien ;
- les entrepreneurs locaux ;
- les fournisseurs locaux.
Ces informations devraient être rapportées en tant que mesures économiques plutôt que comme des allégations politiques.
Là où les informations sont estimées, il devrait être indiqué.
11.16Accessibilité dans l'achat public
L'accessibilité devrait faire partie intégrante de l'achat public, et non quelque chose que la Ville tente d'ajouter après coup.
Les informations actuelles sur l'achat public de la Ville exigent que les entrepreneurs et les fournisseurs de services qui interagissent avec le public au nom de la Ville respectent les exigences d'accessibilité applicables, y compris la formation appropriée.
Pour les achats pertinents, poser les questions suivantes :
- L'objet peut-il être utilisé par des personnes vivant avec un handicap ?
- La conception des installations permet-elle une utilisation accessible ?
- Le service numérique est-il compatible avec les besoins d'accessibilité ?
- Le fournisseur peut-il offrir un service client accessible ?
- L'achat crée-t-il ou élimine-t-il un obstacle ?
Un produit moins cher qui exclut une partie de la communauté peut ne pas représenter une meilleure valeur.
11.17Valeur environnementale
L'acheteur doit aussi demeurer pratique.
La Politique d'achats de la Ville oriente le personnel, lorsque cela est réalisable et économiquement viable, à considérer des biens et services responsables d'un point de vue environnemental.
Des facteurs pertinents pourraient inclure :
- la consommation d'énergie ;
- la durabilité ;
- la réparabilité ;
- l'emballage ;
- le transport ;
- le contenu recyclé ;
- l'élimination ;
- l'utilisation d'eau ;
- la durée d'utilisation.
Encore une fois, l'objectif n'est pas de faire des slogans.
Il s'agit de la valeur sur l'ensemble du cycle de vie.
Un produit durable qui coûte légèrement plus cher et qui dure deux fois plus longtemps peut être à la fois plus avantageux financièrement et plus écologique.
11.18Achat en situation d'urgence
Les urgences exigent des règles d'achats différentes.
Une panne majeure d'eau ne peut attendre plusieurs semaines un processus de soumission normal.
Il en va de même pour une situation menaçant :
- la vie ;
- la sécurité ;
- un service essentiel ;
- une propriété publique importante ;
- l'environnement.
La Politique d'achats de la Ville contient des dispositions spécifiques sur les achats en situation d'urgence et définit les urgences de manière suffisamment large pour protéger la réponse publique essentielle.
L'autorité d'urgence doit demeurer disponible.
Urgence ne signifie pas irresponsabilité
Après un achat majeur en situation d'urgence, il faut rendre compte de :
- ce qui s'est produit ;
- ce qui a été acheté ;
- le fournisseur ;
- le coût ;
- pourquoi un processus d'achat ordinaire ne pouvait raisonnablement pas être utilisé ;
- l'autorité qui a approuvé.
L'urgence justifie la rapidité.
Elle ne doit pas éliminer la trace publique.
11.19Achat auprès d'un seul fournisseur et achat non concurrentiel
Parfois, un seul fournisseur peut raisonnablement fournir quelque chose.
Des situations possibles incluent :
- des équipements propriétaires ;
- la compatibilité avec un système existant ;
- la propriété intellectuelle exclusive ;
- des circonstances d'urgence ;
- l'absence d'alternatives sur le marché.
Cela ne rend pas l'approvisionnement unique intrinsèquement inapproprié.
Cela signifie toutefois que la raison doit être documentée.
Pour les achats non concurrentiels importants
Publiez :
- le fournisseur ;
- la valeur ;
- la raison ;
- l'autorité ;
- la durée ;
- un plan de sortie ou de concurrence future, si applicable.
Lorsque cela est pratique, posez-vous la question suivante :
Comment sommes-nous devenus dépendants d'un seul fournisseur, et pouvons-nous éviter cette dépendance la prochaine fois ?
Cette question sera particulièrement importante pour la technologie municipale.
11.20Achat de technologies
Les logiciels et les systèmes d'information nécessitent une attention supplémentaire, car le coût de départ est souvent beaucoup plus élevé que le coût d'entrée.
Avant d'acquérir un système numérique essentiel, examinez :
- le coût annuel de licence ;
- la mise en œuvre ;
- la formation ;
- le stockage des données ;
- la cybersécurité ;
- le soutien ;
- les mises à niveau ;
- la propriété des données ;
- la capacité d'exportation ;
- l'intégration ;
- la durée du contrat ;
- les augmentations lors des renouvellements ;
- l'accès du fournisseur aux informations municipales ;
- les sous-traitants ;
- la résiliation ;
- la migration des données.
Le prix d'abonnement le plus bas la première année peut entraîner un coût très élevé sur une période de dix ans.
L'acquisition de technologies sera abordée en détail ultérieurement dans ce plan sous l'indépendance numérique canadienne.
Le principe d'acquisition commence ici :
Ne jamais acheter un système sans savoir comment on s'en libère.
11.21Achats coopératifs
Parfois, les municipalités peuvent obtenir une meilleure valeur en achetant ensemble.
La Politique d'achats de la Ville prévoit expressément les achats coopératifs.
Owen Sound devrait explorer les achats conjoints appropriés avec :
- le comté de Grey ;
- les municipalités voisines ;
- d'autres institutions publiques ;
- des groupes reconnus d'achats publics.
Les avantages potentiels peuvent inclure :
- les prix en volume ;
- une administration réduite ;
- des spécifications communes ;
- une expertise partagée.
Le plus grand n'est pas automatiquement le meilleur
Un contrat coopératif peut également rendre plus difficile la concurrence d'un petit fournisseur local.
Avant de rejoindre un grand groupe d'achats, prenez en compte :
- les économies réelles ;
- la flexibilité du contrat ;
- la disponibilité du fournisseur ;
- les exigences en matière de service local ;
- le soutien en réparation ;
- l'impact sur la concurrence ;
- les conditions de sortie.
Utilisez l'achat collectif là où il apporte de la valeur.
Ne centralisez pas simplement pour l'apparence d'efficacité.
11.22Propositions non sollicitées
Des entrepreneurs s'adressent parfois à une municipalité avec une idée que la Ville n'a pas demandée.
Cela peut être utile.
Cela peut aussi créer des problèmes d'acquisition si la personne proposant l'idée s'attend à obtenir un contrat sans concurrence simplement parce qu'elle l'a introduite.
La politique actuelle de la Ville prévoit des propositions non sollicitées.
Le principe devrait être :
Une idée peut être prise en compte. Elle ne donne pas automatiquement le droit d'être exécutée.
Là où une proposition non sollicitée identifie une opportunité réelle :
- évaluer si la Ville en a besoin ;
- déterminer si l'autorité municipale existe ;
- identifier les conflits ;
- examiner la propriété intellectuelle ;
- déterminer si la concurrence est requise ;
- suivre un processus d'acquisition légal, là où applicable.
L'innovation devrait être la bienvenue.
Les achats publics devraient demeurer équitables.
11.23Mur entre le conseil municipal et les fonctions politiques
Les élus approuvent les budgets et les politiques.
Ils ne devraient pas choisir le soumissionnaire gagnant dans un appel d'offres compétitif ordinaire.
La politique actuelle d'approvisionnement d'Owen Sound reconnaît explicitement la nécessité de séparer les fonctions politiques et administratives et limite le rôle du conseil pendant les appels d'offres compétitifs afin d'éviter tout biais ou l'apparence d'une influence politique, sauf lorsque le conseil a un rôle d'approbation défini dans la politique.
Cette disposition devrait être fortement protégée.
Un maire devrait pouvoir dire :
« Je veux que davantage d'entreprises locales aient l'occasion de concourir. »
Le maire ne devrait pas pouvoir dire :
« Donnez ce contrat à cette entreprise locale. »
Il s'agit de choses complètement différentes.
Le rôle politique
Le conseil peut établir :
- une politique d'approvisionnement ;
- des objectifs d'achats canadiens ;
- des normes d'accessibilité ;
- des objectifs environnementaux ;
- des objectifs d'apprentissage ;
- la transparence ;
- le budget ;
- des programmes locaux appropriés.
Le rôle administratif
Le personnel qualifié gère :
- les spécifications ;
- les soumissions ;
- l'évaluation ;
- la communication avec les fournisseurs ;
- l'administration des contrats ;
- les recommandations conformément aux règles approuvées.
Cela protège tout le monde.
Y compris le maire.
11.24Conflit d'intérêts
Personne ne devrait participer à un processus d'approvisionnement s'il a un intérêt privé inapproprié.
Cela inclut :
- les élus ;
- les employés ;
- les consultants ;
- les évaluateurs ;
- les fournisseurs agissant pour la ville.
La politique actuelle de la ville exige que les participants identifient les conflits d'intérêts perçus, possibles ou réels et contient des règles sur l'intégrité des fournisseurs abordant des questions telles que la collusion, le pot-de-vin, l'avantage injuste et les communications interdites.
La règle
Si une personne raisonnable pourrait se demander si une relation privée a affecté l'approvisionnement, déclarez cette relation et obtenez un avis approprié avant de poursuivre.
La confiance du public vaut plus qu'un seul contrat.
11.25Aucune spécification écrite pour le gagnant
Les spécifications d'approvisionnement devraient décrire ce dont la ville a vraiment besoin.
Elles ne devraient pas être inutilement conçues autour d'un produit, d'un fournisseur ou d'un entrepreneur antérieur préféré.
Là où la compatibilité exige un produit ou un standard particulier, expliquez pourquoi.
Là où les performances peuvent être décrites, envisagez des spécifications basées sur les performances.
Demandez-vous
Quel résultat avons-nous besoin ?
Quelle norme doit être respectée ?
Quelle exigence de sécurité s'applique ?
Quelle compatibilité est vraiment nécessaire ?
Cela peut ouvrir la voie à des solutions meilleures.
11.26Défis d'innovation
Il peut y avoir des problèmes municipaux pour lesquels la ville ne connaît pas la meilleure solution.
Au lieu de spécifier un produit trop tôt, la ville pourrait parfois lancer un défi clairement encadré :
Voici le problème. Montrez-nous comment vous le résoudriez.
Des domaines appropriés pourraient inclure :
- gestion des sentiers ;
- entretien hivernal ;
- électricité ;
- information publique ;
- accessibilité ;
- réduction des déchets ;
- aménagements le long de la rivière.
Tout tel processus doit néanmoins suivre la politique d'approvisionnement et les règles commerciales applicables.
L'objectif est d'inviter à des idées sans décider de la solution avant que le marché n'ait été consulté.
11.27Actifs municipaux excédentaires
L'approvisionnement a un autre aspect.
La ville vend également des biens qu'elle ne juge plus nécessaires.
La politique actuelle prévoit des mécanismes pour la mise en vente des actifs excédentaires, notamment des enchères ou des demandes de soumission, des dons à des organismes à but non lucratif, le recyclage et d'autres méthodes appropriées.
Avant de disposer d'un actif, il faut considérer :
- Un autre service peut-il s'en servir ?
- Est-il réparable ?
- Peut-il soutenir un programme étudiant ou communautaire ?
- Est-il possible de récupérer des pièces ?
- Est-il d'une valeur de revente ?
- Est-ce qu'un don est juridiquement et financièrement approprié ?
- Est-il nécessaire de le recycler ?
Les actifs publics ne devraient pas disparaître de manière informelle.
Leur mise en vente devrait être documentée.
11.28Tableau d'évaluation de l'approvisionnement
Le tableau d'évaluation public annuel devrait finalement inclure des mesures liées à l'approvisionnement.
Oportunités
- nombre d'approvisionnements concurrentiels ;
- nombre de soumissionnaires ;
- moyenne de soumissionnaires par opportunité.
Participation locale
- entreprises de Grey Bruce inscrites ;
- entreprises locales soumissionnaires ;
- entreprises locales retenues pour des contrats.
Participation canadienne
- contenu ontarien lorsque mesuré ;
- contenu canadien lorsque mesuré.
Petites entreprises
- nombre de fournisseurs plus petits participants ;
- nombre de fournisseurs de la ville pour la première fois.
Performance
- projets dans les délais budgétaires ;
- projets dans les délais prévus ;
- modifications importantes des commandes ;
- problèmes de performance des fournisseurs.
Paiement
- temps moyen de paiement des factures ;
- factures approuvées en retard.
Exceptions
- approvisionnements importants d'urgence ;
- approvisionnements importants non concurrentiels.
L'objectif n'est pas de créer une compétition.
Il s'agit de vérifier si la stratégie d'approvisionnement de la ville fonctionne.
11.29L'effet multiplicateur économique local
Quand une entreprise locale qualifiée remporte des travaux de manière concurrentielle, il peut y avoir des avantages au-delà de l'achat initial.
L'entreprise peut :
- employer des résidents locaux ;
- acheter à d'autres entreprises ;
- soutenir des activités communautaires ;
- former des apprentis ;
- payer les coûts des propriétés commerciales ;
- revestir localement.
Ces avantages sont réels, mais ne devraient pas être exagérés.
La Ville ne devrait pas inventer un multiplicateur économique universel et l'appliquer à chaque achat local.
Lorsque l'impact économique est estimé, la méthode utilisée devrait être publiée.
Lorsqu'il n'est pas possible de le mesurer de manière fiable, il suffit simplement de dire :
Ce contrat a été attribué à un fournisseur du comté de Grey Bruce dans le cadre du processus d'approvisionnement applicable.
Ce fait peut suffire à lui seul.
11.30Le programme d'approvisionnement local pour la première année
Au cours de la première année, commençons par des changements pratiques plutôt que de réécrire toutes les règles d'approvisionnement.
Étape 1 : Cartographier l'approvisionnement municipal
Identifier les grandes catégories annuelles :
- construction ;
- métiers ;
- flotte ;
- carburant ;
- équipement ;
- technologie ;
- services professionnels ;
- entretien ;
- fournitures.
Étape 2 : Cartographier la capacité locale
Inviter les entreprises du comté de Grey Bruce à identifier :
- services ;
- certifications ;
- capacité ;
- équipement ;
- disponibilité d'urgence ;
- programmes d'apprentissage.
Il s'agit d'informations sur le marché, et non d'une présélection.
Étape 3 : Lancer l'éducation des fournisseurs
Tenir des ateliers pratiques sur l'approvisionnement municipal.
Étape 4 : Établir la liste des fournisseurs rapides
Commencer par des catégories adéquates de métiers et d'entretien.
Étape 5 : Publier la prévision d'approvisionnement
Donner aux entreprises une notification plus anticipée.
Étape 6 : Réviser l'emballage des contrats
Identifier les approvisionnements récurrents qui pourraient légitimement être rendus plus accessibles aux fournisseurs plus petits sans fractionner les contrats pour éviter les règles d'approvisionnement.
Étape 7 : Mesurer les paiements
Établir la base de référence réelle des paiements de factures de la Ville.
Étape 8 : Rendre compte de l'approvisionnement canadien
Mettre en œuvre et expliquer publiquement les obligations de la Ville dans le cadre du cadre actuel « Buy Ontario » de l'Ontario.
Étape 9 : Publier les résultats
À la fin de l'année, rendre compte de :
- qui a participé ;
- niveau de concurrence ;
- participation des fournisseurs locaux ;
- mesures d'approvisionnement canadien ;
- économies ;
- problèmes ;
- améliorations proposées.
11.31L'engagement envers les métiers locaux
L'objectif est clair.
Je veux que l'électricien qui travaille à trois pâtés de maisons de la mairie sache comment soumissionner pour un travail de la Ville.
Je veux que le jeune charpentier qui débute une entreprise comprenne comment se qualifier.
Je veux qu'un entrepreneur établi sache que les relations politiques ne détermineront pas le résultat.
Je veux qu'un fabricant canadien ait une chance équitable de concurrence lorsque l'approvisionnement canadien est possible.
Je veux que les employés de la Ville aient des entrepreneurs fiables auxquels ils peuvent s'adresser lorsque la capacité municipale est étendue.
Je veux que les apprentis voient les projets publics comme des lieux où les compétences canadiennes sont transmises.
Et je veux que les contribuables sachent que la Ville a acheté ce dont elle avait besoin à un prix équitable, compréhensible et justifiable.
Cela signifie que nous ne choisissons pas entre l'opportunité locale et la responsabilisation publique.
Nous construisons les deux.
L'engagement d'approvisionnement
Dans le cadre de ce plan, Owen Sound s'efforcera de développer une culture d'approvisionnement axée sur les principes suivants :
Publier les occasions avant d'accorder des faveurs.
Rendre plus facile la participation des petites entreprises qualifiées.
Utiliser la capacité locale sans créer un club local fermé.
Acheter au Canada et au Ontario là où la loi et la valeur publique le justifient.
Réserver le respect des obligations commerciales canadiennes.
Comparer le coût sur l'ensemble du cycle de vie, et non seulement le prix d'achat.
Payer les factures approuvées sans délai.
Protéger les apprentissages et le développement des métiers qualifiés.
Éloigner les élus de la sélection des soumissionnaires.
Divulguer les conflits d'intérêts.
Expliquer les achats importants non concurrentiels.
Savoir comment mettre fin aux relations importantes avec des fournisseurs.
Publier les destinations des fonds publics.
Les entreprises locales n'ont pas besoin d'un résultat garanti.
Elles ont besoin d'une véritable occasion.
Les contribuables n'ont pas besoin du produit le moins cher, peu importe les conséquences.
Ils ont besoin de la meilleure valeur publique.
Et la Ville n'a pas besoin de choisir entre les deux.
Ouvrir l'occasion. Renforcer la capacité canadienne. Permettre aux bonnes entreprises locales de concurrencer. Protéger le dollar public.